办公室档案管理的工作改进及人员素养要求 投稿:韦条杢

摘要:办公室是一个单位的重要机构,负责消息的传达、各部门之间的协调沟通和其他一些日常的业务。档案管理是单位办公室的一项重要的日常工作,在单位的发展中有很重要的地位。办公室档案的管理能够反映一个单位的整体管理水平,体现一个单位的办事效率,所以必须加以注…

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  摘要:办公室是一个单位的重要机构,负责消息的传达、各部门之间的协调沟通和其他一些日常的业务。档案管理是单位办公室的一项重要的日常工作,在单位的发展中有很重要的地位。办公室档案的管理能够反映一个单位的整体管理水平,体现一个单位的办事效率,所以必须加以注意和重视。

  关键词:办公室;档案管理;工作改进;人员素质
  办公室档案管理在一个单位的管理工作中有着很重要的地位,加强办公室档案管理,能够提升一个单位的管理水平,提高单位的整体办事效率。本文将在分析办公室档案管理工作的特点基础上,探讨如何改进办公室档案管理的工作以及怎样提高办公室档案管理工作人员的素质。
  一、 办公室档案管理工作的特点
  1、 重点在于收集和保存资料
  档案能够真实地记载事件、人物和过程,档案管理能够为后人引用和借鉴。办公室档案管理的工作重点在于收集一些相关的文件和书报资料等等,然后将它们分门别类地归档,再利用信息化的手段进行保存和管理。
  2、档案种类繁杂
  办公室档案包括各种各样的内容,比如单位的会计档案、行政管理档案、特种载体档案和科技档案等等,还包括上级单位印发的“红头文件”、本单位的各种协议、合同和责任书等等,而且还包括各种录音、录像等电子档案,所以办公室档案的种类十分繁杂。
  二、改进办公室档案管理工作的措施
  办公室的档案管理十分重要,因为它跟办公室的各项业务的工作的开展具有直接的联系,办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展,因此,有必要加强对办公室档案的管理。其次,办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存,档案的种类比较繁杂,所以给档案管理工作带来了一定的难度。所以,要提高办公室档案管理的效率,必须从以下几个方面加以改进:
  1、建立办公室档案管理机制
  首先,在办公室档案管理中,要将文件管理和档案管理结合在一起,让档案部门为了方便后期对文件的管理,参与到文件的前期管理过程中,从而减少档案部门在文件管理后期中的难度,使得文件的归梢管理、形成处理和后期的查阅和利用等工作环节都实现统一指导和管理。其次,要制定详细的档案管理程序和规定的条文,使得档案管理工作尽可能地细化。最后,要严格地执行条文的规定,禁止各种滥发文件和发放无用、无效文件的行为。
  2、强化档案收集
  档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节,因此,要改进档案管理工作,必须得加强档案的收集管理工作。首先,要规范档案的范文,对档案进行分类和编排,再将收集到的档案按类目进行整理和保管;然后,要规范档案的文书范文工作,在将收集到的档案进行分门别类之后,要对档案再进行文字编号和正文提料,对档案提取主题词,再做好附件处理,方便以后使用和管理档案;再次,第二步实现以后,要对档案再进行目录编号,以方便后期的检索工作,再在计算机系统中输入档案的管理信息,建立检索体,在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
  3、提高档案管理人员素质
  档案管理工作主要是由专人来负责的,所以档案管理人员素质的高低就直接影响到了档案管理工作的水平。档案管理人员首先要严格控制办公室档案材料的进出,做好专人收文、专人传阅、专人登记和传阅卡的传递等等,还要在领导的安排下,做好科室的起草、编号、附发文卡、办公室登记等工作,以及负责好日常的档案管理工作等。
  三、提高办公室档案管理人员素质的对策
  1、加强对档案管理人员的业务培训
  由于档案管理随着时代的发展也在不断地变化,所以档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步,要做到这一点,就必须定期地加强对档案管理人员的培训。在结合实际的基础上,有针对性地邀请档案管理专家或者有丰富经验的档案管理者对档案管理人员进行培训,巩固他们的知识,并且提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动,让他们吸收先进的档案管理经验,然后深入到自己的工作中去。
  2、提高档案管理人员理论与实践相结合的能力
  单位要多组织办公室档案管理人员进行同行管理经验的探讨,举办各种档案研讨会和论坛讲座,让档案管理人员熟悉国内外档案管理的动态。其次,要让档案管理人员多学习网络通信技术、信息存储技术、多媒体技术和数字化技术等等现代新技术,巧用现代化的档案管理方式,提高他们的工作效率,使办公室档案的管理跟上时代的发展要求。
  3、加强档案管理人员自身素质的修养
  首先,档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质,不做违反国家法律的事情;其次,档案管理人员要提高自己的业务素质,巩固理论知识的学习,而且不断地掌握现代科学技术,提高自己的业务操作能力;最后,档案管理人员还要提高自身的身心素质,档案管理工作是一项比较繁杂的工作,日常工作比较琐碎,办公室档案管理人员必须适应这种繁杂的工作,能够泰然地处理这些杂物,做到不急不乱,认真细致地做好每一项工作。
  总结:
  档案管理工作是单位办公室的一项重要工作,档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多,所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作,使得档案的管理更加轻松和高效。此外,档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素,档案管理人员必须努力提高自身的素质,才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。
  参考文献:
  [1]王汝秀.高校院系办公室档案管理的规范化[J].兰台世界,2007(09).
  [2]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息,2008(13).
  [3]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程,2010(07).
  [4]杨德春.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].今日科苑,2009(24).

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