13种公文分类 投稿:莫莢莣

13种公文分类(2009-08-19 12:29:21)转载标签: 文化 公文简介 1、公文的含义 公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文件。国家行政机关的公文(公务文书),则是传达贯彻党和国家的…

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13种公文分类(2009-08-19 12:29:21)转载标签: 文化

公文简介

1、公文的含义

公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文件。国家行政机关的公文(公务文书),则是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的一种具有特定格式的文字材料。

2、公文的分类

公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文,如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种,紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要“快中求准”。随着社会的发展,对公文的时效要求越来越高,即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。

公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件,是指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。

3、公文撰拟的过程(公文形成的环节)

(1)草撰。秘书人员根据领导意图下笔起草公文稿的过程;

(2)审核。机关部门领导或办公部门初步审核拟成文稿的过程;

(3)签发。机关领导参照审核意见,审阅定稿并签署发文意见的过程;

(4)复核。秘书部门复查核对文稿的过程(校对);

(5)缮印。文印部门缮制签发定稿的过程;

(6)用印。办公部门在拟发公文上行用机关印章的过程;

(7)登记。收发部门登记,准备分发的过程;

(8)分发。收发部门发出公文的过程。

4、公文的种类

根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,公文种类主要包括:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

以下是通用的13 类13种公文:

(1)命令(令)(属指挥类公文)

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章,宣布施行重大强制性行政措施,奖惩有关单

位及人员。

命令(令)有严格的发布权限。按照宪法规定,全国人民代表大会,全国人民代表大会常务委员会,中华人民共和国主席,国务院,国务院各部、各委员会,县级以上地方各级人发政府,都有权依照法律规定发布命令。但实际运用中,国家最高领导机关和领导人以及中央军事委员会领导人用得较多,地方政府很少用。

命令的标题由发布单位、事由、公文名称组成。末尾说明何时开始施行。右下方写上单位名称或领导人姓名,签发日期。

(2)决定(属指挥类公文)

适用于对重要事项或重大活动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。标题一般由“决定的机关名+决定的内容主旨+文种”组成。正文内容包括原由、决定事项两部分。

(3)公告(知照类公文)

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(告知的对象是国内外,宣布的事项较为重要,发布单位的级别较高,一般单位宣布一般事项不用公告。公告可张贴、登报)。

(4)通告(知照类公文)

适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。

公告与通告的异同:

相同:二者均可张贴、可登报。

区别:一是读者群不同,通告可面向一定的读者,不求所有人知道,而公告要求各界人士都知道;

二是内容有别,通告具有约束性、告知性,可供相关人士借鉴,而公告只是发布信息,消息性强;

三是制发者不同,通告可由各行各业主管机关发布,而公告通常只能由党和国家最高权力机关或最高管理机构制定。

(5)通知(知照类公文)

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员。

通知是一种应用最广的公文,写通知要说明发通知的原因,交代清楚通知的具体事项。几个单位联合出叫联合通知;能些通知,事情紧迫,要迅速传达给有关单位,叫“紧急通知”。

(6)通报(知照类公文)

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

表扬性和批评性通报,属对问题定性的文件,写作时必须十分慎重,文字要认真推敲。

通报与通知不同:通报主要起教育作用,通知主要起布置任务、要求执行的作用。

通报与通告不同:一是适用范围不同,通报有收文机关,以文件形式送达或在报纸上发表具有全国性普遍意义的通报;而通告没有收文机关,必须在公共场所张贴或报纸上发表。二是作用不同,通

报用于表扬先进、批评错误、传达重要情况,必须在事后或事情发展过程中制发;而通告用于发布法规和告知人们应该知道的事情,常在事发之前制发。

(7)议案

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

议案的行文方面非常明确,写法与信函类似。标题由“议案提出部门名称+送达部门名称+议案内容主旨+文种”四部分组成。

第一行是称呼,结尾用“现提请审议”或“请审议决定”。

(8)报告(报请类公文)

适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

写作时,以具体陈述为主,是陈述性公文。

(9)请示(报请类公文)

适用于向上级机关请求指示、批准。

要注意一文一事,只递送一个机关,不直接递交领导本人,不能与“报告”连用。

在实际工作中,人们常将请示与报告混用。其实,这是两种完全不同的文种,请示需要上级批复,而报告不要;请示要在事前行文,而报告常在事中或事后;请示时间性强,报告则相对要求低一些;请示要“一文一事”,而报告可将几件事综合水蒸气。秘书要杜绝“请示报告”的笼统写法。

(10)批复(批转类公文)

适用于答复下级机关请示的事项。

批复是针对请示行文的,具有行文的被动性、回复的针对性和效用的权威性。写作时,要注意将批复机关的意见和态度交代清楚,末尾写“此复”或“专些批复”。

(11)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

(12)函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

函即信,公务往来的信件叫公函。

函的内容要专一、集中,以陈述为主,措词要得体。末尾可写“特此函达”或“请即复函”、“此复”等。

格式上,有的比较完备,除有文件头外,还有标题、发文字号、时间、印章等;有的只写上款、落款和时间,加盖印章。

(13)会议纪要

适用记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要是扼要记述会议概况、讨论的主要问题和结果的一种文体。比较重

要的会议,都要写会议纪要。

标题由“会议召集单位名称+会议名称+文件名称”组成。

5、其他公文的写作

(1)会议记录

是当场把会议情况,包括发言、讨论的问题、决议的事项等记录下来的一种公文。

(2)大事记

大事记也是一种记录,主要记载单位的重要日常活动与事件。大事有时一天不止一件,有时几天、十几天没有,应该有则记之,无则免记。一天之内有几件大事就记几件,成为一天的大事记。也有半年或一年的大事记。

(3)简报

简报是情况的简要报道。它是个统称,“情况交流”、“互通情况”、“**动态”,“内部参考”等,都属于简报。地大(北京)信息简报就是对地大情况的简要报道,通过下发和上报起到宣传地大的作用。地大党委会议简报和校务会议简报是把地大党委会议和校务会议的会议情况扼要记录下来并以简报的形式集结成册。

(4)调查报告

调查报告是对某些情况、某个事件或问题进行深入调查,并经分析综合后写成书面报告。

调查报告有的属公文,有的属一般应用文。

(5)总结

总结是回顾前阶段某项工作、某项任务和其他实践活动的进行情况而写成的书面材料。总结有的属公文,有的属一般应用文。

(6)述职报告

述职报告是报告人在会议上向本单位领导与群众如实陈述个人履行职责的情况、请求他们评议的报告。它是近几年来伴随着人事制度改革,为适应干部科学化管理而新产生的一种公文。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用文种。在机关单位,除了应用公文之外,经常用到的还有常用文书。常用文书包括:计划类、总结类、讲话类和信息类等。

常用公文的特点辨析

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比,主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要,范围比较宽;内容高度概括;有效的时间与空间范围广阔,稳定性强;对制定与发布机关的地位有较严格限制,如行政系统只有国务院有权使用,“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”(见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制

定程序暂行条例》)党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”(见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》);一般属于“自主的”规范性公文,即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛,对制定和发布机关的地位无严格限制;所涉及事物和问题不如条例重大,范围相对窄一些;内容详尽具体,针对性强;一般既可是“自主的”规范性公文,也可以是“补充的”规范性公文(内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容,对其加以细化和完善),也可以是“执行的”规范性公文(直接为有效执行其他规范性公文而制定,自身不创造新的规则,只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定,对有关概念和问题做出精细的解释说明)。但从实际使用情况看,规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些,性质也相对轻一些;针对性更强,内容也更加详尽、具体而精细,更重直接的可操作性;除了一部分为“自主的”公文外,大部为“执行的”规范性公文,如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在:在使用权限方面“命令”非常严格,只有法律明确规定的机关可以使用,“决定”则可较普遍地使用;在适用的事务方面,“命令”涉及的是特定的具体事务,“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务,公文本身也反复适用,即具有规范性公文的一些特点;在表达方面,“命令”高度简洁,只表达作者的意志和要求,“决定”则既表达意志、要求,又阐发一定的道理,交代执行方面的要求,指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在:“指示”的使用权限规定没有“命令”严格,上级机关对下级机关均可下达“指示”;在效用方面,“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行,“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下,允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务;在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求,“指示”则既表达作者意志,又注意阐发道理,指出具体任务、具体规则,以及实现目标的方法途径,还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比,“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定;其作

用的范围也是特定的,不如“决定”那样更具普遍性,有效期限也比“决定”相对短一些;“指示”的内容比“决定”精细具体,更强调可操作性、可执行性;“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的,“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下,允许根据实际情况灵活处置具体问题,甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比,“通知”的用途更加广泛,但权威性明显要弱一些,自身一般不创设新的规则,只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化(这也正是代替“指示”用于布置工作,交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因),告知应知或应办的事项,使一部分公文完成升格(批转)、生效(发布)扩展有效范围(转发)的程序。

六、“批复”与“指示”(或指示性通知)的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于:“批复”内容的针对性更强,事物和问题以及所涉及的人员更加特定,更加具体,问题也比较专指单一;“批复”只用于回复请示的机关,一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在:“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作,而是用典型事例、有关情况来传达意图,启发教育有关人员,指导有关方面的工作行为;有关执行方面的要求也比“通知”要原则,甚至不涉及直接具体的执行要求;发送范围广泛,一般情况下,均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同,首先是制发公文的目的不同,“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人,指导和推动有关工作;“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次,对象不同,“通报”的对象必须是具有典型性的人或事,“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次,内容性质不同,“通报”介绍说明错误事实时概括而原则,以能引出结论为度,“处分决定”中的这部分内容则具体而微;“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训,采取有关措施的基本要求,“处分决定”则无此类内容,“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见,“通报”则不一定有。最后

,发送范围不同,“通报”发送范围广泛,“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面,很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在:“通告”仅对国内公布,其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士,“公告”则对国内国外公布,其告知的对象极广泛;“公告”的事项更加重大,应具备使世人知晓的意义,“通告”则不限于此类性质的内容;“公告”的作者地位大都较高,“通告”则没有此限;“公告”主要是重要消息,除特例外不涉及强制性的执行要求,“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项,有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于:“通告”不涉及任何秘密;直接公开,即制成之后直接公之于众,而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样,尽管最终也公开,但首先需按组织系统或专业系统逐层下达;“通告”的内容比“命令”细致具体,在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制;“通告”提出的规范是公民的行为规范,一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求,而主要提出公民应当遵守的具体事项;“通告”可依法自创有关规则,“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性,但它却与规范性公文有很大不同:“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范,规范性公文则不限于此;“通知”中的规则更带有政策性而非规范性,因而稳定性不如规范性公文;“通告”的内容详尽具体,有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程,指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分,而这些成分在规范性公文中一般没有;“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权,对在辖区内的公民有强制约束力;“通告”的生效程序比规范性公文简单,机关的法定责任者签发即生效,不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程;“通告”的传递形式也比较简便和多样,张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在:“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下,可向其请求下达指示,请求其允许“自己”去做某一件事情,“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问,不能带有“

呈请”事项;“请示”能强制对方复文,“报告”则不能,上级对“报告”可以复文,也可以不复文;“请示”必须是形成于事情发生之前,“报告”则可根据情况,既可在事前,也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的,但也有一些区别:“议案”的作者是被严格限定的,受文者也是非常专指的,作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府,受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会,“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请;“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项,“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项;在效用上,“请示”可以强制对方回复意见表明态度,但内容并不能强制执行,“议案”则在经审议通过后,具有法律约束力.要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”(决议)之间有如下不同:“会议纪要”一般不能独立对外发出,往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等,“决定”则可独立发出;“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项,不一定必须如决定那样只针对重要重大事项;“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项,“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见;“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见,只要有一方反对即不成立,“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效,产生法定效力;在表达方面,“会议纪要”需综合反映会议的全面情况,对有关意见和观点进行阐述,“决定”则一般无这些内容。

十五、“会议纪要”与“协议”“合同”的区别

“会议纪要”可以用于记载会议的议定事项,有与“协议”“合同”相同的确定有关各方在实现特定目标过程中的责任、权利、利益、义务,备忘待查的作用,但它们之间的差别还是很大的,其中最主要的是:“协议”“合同”奉行对等的原则,即文中有关当事各方在实现同一目标过程中的责、权、利的规定必须对等,不允许出现其中某方面只享受权利、利益而没有承担相应责任,履行相应义务的内容,否则,将被视为无效的“霸王合同”。在“会议纪要”中却没有这样的规则,作为一种处理内部事务的“备忘录”,它允许出现这种不对等。

行文规则的含义

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则

。遵守这一原则,有利于公文传递方向正确、线路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文进入不必要的流通过程,抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系,即各级机关之间公文的授受关系,它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响,规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型:第一类,处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类,处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类,处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类,非同一组织系统、专业系统的机关之间,无论级别高低,均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。

根据公文授受机关的工作关系不同,可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中,上行文是指下级机关向上级机关发送的公文,如报告、请示等;下行文正好相反,是上级机关向下级发送的公文,如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中,同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文,如函等。

13种公文分类(2009-08-19 12:29:21)转载标签: 文化 公文简介 1、公文的含义 公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文件。国家行政机关的公文(公务文书),则是传达贯彻党和国家的…

13种公文分类(2009-08-19 12:29:21)转载标签: 文化 公文简介 1、公文的含义 公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文件。国家行政机关的公文(公务文书),则是传达贯彻党和国家的…

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