公文处理之公文种类 投稿:侯竭竮

公文处理之公文种类(一) 国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13个文种,原“指示”文种取消,增加了“…

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公文处理之公文种类(一)

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13个文种,原“指示”文种取消,增加了“意见”文种。

从省政府办公厅公文处理工作中,我们发现使用文种不准确的问题比较突出,最主要的表现就是“报告”和“请示”混用。本来应当使用“请示”的文件,用了“请示”,或“报告”与“请示”合而为一,成了“请示报告”。《公文处理办法》规定“报告不得夹带请示事项”,在办理这些公文时就遇到不便。如果退回原行文单位重报影响公文时效,直接将报告进行批复又不符合公文处理的规则。因此,各级行政机关负责公文处理的同志应该注意这一点。为了贯彻执行好《公文处理办法》,更加准确地使用文种,下面就各个文种作个简要介绍,供参考。

一、命令

命令(令)是法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章,采取重大强制性行政措施,嘉奖有关单位及人员的公文。令是命令的简用。命令有三个特点,即:具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。命令可以分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。

1、公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短,一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象指所公布的法律、法规文件的名称;颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的;颁布决定,就是公布或批准的决定,一般由“现予颁布(公布、发布)”、“现予公布施行”等;执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。

2、行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分,即命令缘由(引言)、命令事项(主文)和执行要求(结语)。

命令缘由部分着重阐述明发令原因,扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义,使受令方面了解执行此令的重要性,增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分,也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重,少作议论。使受令方面一目了然,易于执行。

执行要求是命令事项的补充,对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明,就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分,而是篇段合一的。

3、嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号,表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分:优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础,主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖,嘉奖项目是哪些。然后,要根据嘉奖对象的事迹,扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意:第一,嘉奖令并不常用,凡发嘉奖令的,必须是相当突出的英雄模范人物,其功绩显赫,影响甚大,足以效法、学习。第二,嘉奖令既要叙述事迹,又要议论意义,还要有号召力,这就要求注意语言的运用,要实事求是地概括,而不要夸张渲染。

二、决定

决定是领导机关发出的,带有制约、规范、指导作用的下行文。是对某些重要事项或者重大行动做出决策、安排,嘉奖有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时所采用的文种。各类决定的写法:

1、表彰决定。这类知照性的决定,就是把决定的事项简要地传达给有关单位,极少要求执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性的结尾,也很简短。在写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。

2、处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3、关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项,一经发出,震动较大。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻,以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。

三、公告

公告是用来向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。可以分为三种类型:

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项,如宣布国家领导人的选举结果、出访,颁布法律、重要法令,公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告是由有关部门按法定程序发布的,有的也因涉外工作需要而发布。如按《商标法》规定发布的注册商标公告,以及公布企业破产的公告,企业换证公告,质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布公告。这类公告内容单一,篇幅简短,标题可以写成三种形式:由发文机关、事由、文体组成;有发文机关、文体组成;只有文体这一要素组成,如《公告》。标题下面可依公告单独编号。在公告的正文中,要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结束语。

四、通告

通告是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项的公文。通告文种各行政主管部门使用的比较多,时常风诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告,工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种:一是由发文机关、事由和文种三部分组成;二是办有发文机关和文种组成;三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项做出规定或限制,成为告知对象行动的规范,要求遵循。因此,正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后,习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点:1、要突出中心。通告常常带有法规的性质,要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策,熟悉有关事项的具体情况。3、要通俗易懂,切忌语言含糊,公众难以理解。

五、通知

通知是使用的比较多的一种公文。转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等,都可以使用通知。 通知大多是下行文,因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比,通知应用范围

更宽,具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要办理和执行的事项,它虽然不同于命令,但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。

按《公文处理办法》,通知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题:一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此,我们在拟制通知时应注意以下几点:

1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一个介词“关于”,再加事由和通知即可。如:《甘肃省人民政府关于进一步加强安全生产工作的通知》。另外,还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外,一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时,要尽量把标题写得简明些。如:《市交通局关于转发省交通厅关于转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知的通知的通知》,如果改写为《市交通局转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知》,就简明多了。

2、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分:转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语,可长可短,应看具体情况而定。有的照批照转,只简明扼要地表明态度、做出评价、提出要求。如:“省财政厅《关于加强预算管理的意见》已经省政府同意,现批转给你们,请认真贯彻执行。”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调,以引起重视。有的补充完善,对所转发的公文除做出基本肯定外,还就其本身不够完善的地方作些补充和说明。但一般情况下,批语和按语不易过多,以免与转发、批转的文件内容重复。

3、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4、要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”等;提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请遵照办理”、“请参照执行”、“供参考”、“请认真组织实施”等词语。

5、任免通知。除法定机关的主要领导人外,其他任免一般采用“通知”。任免通知的正文只写明经某级组织决定,任命或免去某人担任的某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

六、通报

通报是在一定的范围内表扬先进、批语错误、传达重要情况的一种公文。通报和通知都具有知晓性和指导性,但通知大都要求贯彻执行,具有一定的约束力,而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。

1、表扬性通报。正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中,这部分内容直接在通报中叙述,写得就详细些。在转述式通报中,这部分内容已经出现在通报的附件中,就不必再重复叙述先进事迹了,只需概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时应做到:第一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二、要实事求是,不能任意夸大渲染。第三、要重点突出,涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的,就把事实写得详细些,无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验,是通报的主旨。着重表彰先进事

迹的通报,应在介绍事迹的基础上,说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定,它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和希望,包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神,针对当时的形势需要有感而发,力求符合实际,有针对性,概括、简明,不千篇一律。

2、批评性通报。这类通报是通报中使用得最多的,它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外,着重是要从被通报的事件中吸取教训,以典型事例对群众进行教育,以防类似事件的发生。惩戒作用十分突出。

这类通报,有的是批评错误、公布处分决定的,行文较短。有的除批评错误、宣布处分外,侧重于分析情况,总结教训,指导改进工作,篇幅要长些。这类通报写法和前一类大同小异,正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

3、情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息,使下级机关和干部群众了解有关情况,统一思想认识,推进整体工作的一种公文。写法比较灵活,主要是据实反映,摆明情况,分析问题。

撰写通报要注意以下三点:第一、它的格式和其他公文大致相同。标题要在事由中突出主要事实,力求透明、简洁、准确。第二、通报的材料和事件都必须是典型具有普遍意义,这样,才有针对性,才有指导作用、教育作用。否则,宁可不发。第三、通报的时效性较强,写作要及时迅速。如果准备通报的事项大家已经知晓了,就没有发文的必要了。 公文处理之公文种类(二)

七、议案

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项时使用的文种,格式比较简单,一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、法定提交人和提交时间即可。

八、报告、请示

前面已经谈到,在使用文种方面报告和请示混用的问题比较突出。为便于区分和准确掌握这两个文种,一并进行介绍。

报告和请示都是上行公文。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议意见用报告,向上级机关请求批准事项,则用请示,二者是有区别的,一是目的、作用不同,一在请示,一在汇报。请示需要上级批复,报告则不一定答复;二是呈报时间不同。请示需要事先行文,不可“先斩后奏”,报告一般在事后或事情进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示,事后要汇报”。

(一)报告

报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告等。

1、工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上,每一部分可标出序数分项写,也可以列出小标题来写。

基本情况,应简要交待时间、背景;主要成绩,应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会,这是对工作的实践的理性认识,要从实际工作中概括出规律性的东西来,以便于指导今后的工作;存在问题,是写工作中的缺点和不足;今后意见,是提出今后开展工作的打算。

不同类型的工作报告,在这些方面有不同的侧重点。如偏重总结性的报告,可以只写情况、成绩和经验体会,不写问题和意见;偏重汇报性的报告,着重写情况、成绩和问题。不写经验体会。就以写存在的问题而言,有的可以简要列出,不作分析;有的却要逐一写出,认真分析。

根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的。

综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。撰写综合性的报告,应注意处理好几个关系:第一、点与面的关系。要突出重点,兼顾全面。所谓重点,就是对全局有影响的主要工作或取得显著成绩的工作,带有普遍意义的经验教训,带有倾向性的事物和苗头,工作中遇到的严重困难和突出问题等。写作中既要突出重点,又要综合面上的情况,做到点面有机结合。第二、详与略的关系。一是重点内容多花些笔墨,非重点内容则省略些,做到详略得当。二是要看工作报告的作用而写详略,如偏重总结性的报告,成绩、经验就写详细些;偏重指导性的,问题分析、今后意见就写详细些。这里的所讲的详略,不是表达上的具体与概括,而是多写和少写。第三、事与理的关系。如果不介绍情况、列举事实和数据,报告就会显得空洞;只罗列事实、数据,报告又会显得肤浅。要做到事实与理论、情况与经验相结合。即必须把情况、成绩、问题归纳起来,进行深入的、去粗取精的综合分析,使之上升到理论的高度,从中找出规律性的经验、教训和意见来。当然,这种提炼、升华必须坚持实事求是,不可脱离实际任意拔高。特别要注意提供新情况、新信息、新经验,并通过综合分析反映出现实状况的发展趋势。

专题性工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改革、改进某项工作向上级作的专题报告,它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。

2、情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级做出的报告。它不需要答复,主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。向上级提出工作建议的报告也属于这一类。

3、答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据后答复,有的边写依据边答复。

(二)请示

请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法规、规章或某项指示有不同理解,希望上级给予明确解释,或者从实际出发,需要对某项规定、制度做出修订、补充。 第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难,或对本单位的某个问题提出处理意见,请求上级批复而写的请示,就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施,即因为不能直接要求平级或不相隶属的部门照办,而需要请求上级批转有关方面执行,这样上报的请示,就属这一类。这类请求批转的请示,容易同研究工作的专题报告混淆,写作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结,习惯用的有“妥否,请示”、“妥否,请指示”、“以上意见如无不妥,请批转各地、各有关部门执行”等。撰写请示应注意以下几点:

第一、要控制使用,当用则用。必须办理而且在自己职权范围内又不能解决,确实需要

请示上级的才可以行文。不要动辄请求,矛盾上交。

第二、要一文一事为宜,切忌将不相关的问题放在一个请示里,使上级无法批复,影响工作。

第三、要按级请示,确实必须越级请示的,也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处理时间。除领导直接交办的事项外,不要直接将请示送领导者个人,也不要同时抄送同级和下级机关。

第四、它的格式也包括标题、正文和结尾,标题一定要写明事由,以提请上级机关注意,及时处理。

九、批复

批复是上级机关用以答复下级机关的请示事项的公文文种。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作的指示、意见,对受文的下级有约束力,特别是关于重大问题或重要事项的批复,往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明,观点明确。不能模棱两可,无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据,要简要地引述来文的请示事项,或引述来文标题,都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分,要针对请示的内容,给予明确答复或具体指示。有些批复不是简单地就请示事项表明态度,还应根据需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示,则应简要说明理由,以便于做出相应的安排。撰写批复时应注意:

第一、批复要紧扣请示,明确作答,不要答非所问,复非所求,节外生枝。有时以有关法律法规为依据答复问题时,应写明引据的出处,以备执行中查考。

第二、批复内容若涉及其他部门,起草时应同有关部门会签或商量后,再行文。

第三、批复一定要有明确的受文单位。正文结尾可写“特此批复”、“此复”,也可不写。

十、意见

意见是《公文处理办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以用于上行文、平行文和下行文。作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项,应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文,可用于领导机关就某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和办法措施,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

十一、函

函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项时所使用的一种公文。作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有制发机关权限

决定的法定效力。

函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关之间,涉及各方面的公务联系都可以使用。较为正规的公函可分为三部分。

开头,包括标题、文号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到对方的支持、理解或回答。复函对来文所询问的问题、商请的事项给予明确答复,不能含糊其词,模棱两可,不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。如结束语去函的“为要”、“为荷”、“为盼”,复函的“特此复函”等。也可以不写结束语。

撰写函件应注意:

第一、要写得内容专一、集中,中心突出,一般要一函一事。

第二、要有分寸。对上应谦逊,对平行或不相隶属机关,应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无需讲的道理、空洞的套话。

第三、恰当使用习惯用语。

十二、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况、议定事项和主要精神的一种公文。会议纪要不同与会议记录。会议记录是在会议进行中形成的,只有凭证和依据价值;而会议纪要是在会议后期或者会后形成的,是根据会议记录和各种材料,经过综合整理而形成的概括性材料。根据会议性质的不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题,可写为会议名称加会议纪要。专题会议纪要的标题事由加会议纪要。如关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议纪要都有固定的文头。如甘肃省人民政府常务会议纪要、甘肃省人民政府党组会议纪要等。正文可写为两部分。 第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称,如专题研究了农业问题。

第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。可以写对议题的讨论情况、会议做出的决议、决定,布置的工作、任务,。将要采取的措施和要求等。

一般会议纪要,只在落款部分标明成文时间、落款底端写上纪要的印发范围即可。 撰写会议纪要应注意:

第一、会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此,要写好会议纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集有关材料、全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。 第二、篇幅不宜过长,语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述,如“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”之类。

会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力做好会议记录。如确实有的内容没有记清楚,要在会后向参加会议的有关人员询问,切不可凭想象杜撰。

公文处理之公文种类(一) 国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13个文种,原“指示”文种取消,增加了“…

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