历史悠久院系的资料室建设 投稿:熊楛楜

摘要在当前高校的教学管理工作中,院系资料室的管理大部分由教务管理工作人员兼职,本文针对目前高校资料室的管理现状,提出院系资料室改革的建议,提出要加大资料室的利用率,使其规章制度规范化、合理化,经过改革修正,使资料室能够更好地为广大师生提供服务,为学院…

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  摘 要 在当前高校的教学管理工作中,院系资料室的管理大部分由教务管理工作人员兼职,本文针对目前高校资料室的管理现状,提出院系资料室改革的建议,提出要加大资料室的利用率,使其规章制度规范化、合理化,经过改革修正,使资料室能够更好地为广大师生提供服务,为学院的教学、科研以及学科做出贡献,达到建立资料室的目的。

  关键词 资料室 改革 利用率 服务
  中图分类号:G251 文献标识码:A
  Historic College Reference Room Building
  WANG Caiqin[1], ZUO Jing[2]
  ([1] College of Geology and Environment, Xi'an University of Science and Technology, Xi'an, Shaanxi 710054;
  [2] School of Chemical Engineering, Xi'an University of Science and Technology, Xi'an, Shaanxi 710054)
  Abstract In current university teaching management, the department reference room in educational administration from the management of the majority of part-time staff, aiming at managing the current status of university libraries, department reference rooms reform proposals put forward to increase the reference room utilization, make regulations standardization, rationalization, through reform amendment to make the reference room for the majority of teachers and students to better provide services for college teaching, research and disciplines to contribute, to achieve the purpose of establishing a reference room.
  Key words reference room; reform; utilization; service
  1 高校资料室的现状
  目前,我国高等院校的文件保存、档案管理系统,一般都是由图书馆、档案馆和资料室三种结构形式组成,图书馆保存着历年来学校购买的各种图书以及本校今年教职工发表的文章专著等等;档案馆则除了管理学校在职学生的学籍档案之类的,还保存了学校的规章制度、报告、总结、学校的发展规划、统计年报以及与校外交流的有关资料等;而资料室的类型又是多种多样的。其中有以系(所)为单位建立的、受系(所)领导资料室;也有以机关单位部门管辖下的部门资料室,目前笔者所在或者说所管辖的资料室是在院系领导下的资料室,更确切的可以说是档案保存室。
  目前资料室的主要数据是近些年学校庆典或者学院发展史还有历年文件的保存,但占更大比率的是试卷、课程设计、各类实习报告的存档。本文就本学院资料室的建设发展情况提出改革发展目标及策略。
  2 新时代对资料室的要求
  目前各院系对资料室的要求不在仅仅局限于考试卷的保存、课程设计的保存以及毕业论文的保存,而是为了适应学校教育教学的改革与发展,新时代对资料室有了不同的要求。但目前资料室仍然停留在老式的管理模式当中,为了有效地提高资料室管理工作水平,使其更好地为教学与科研服务,笔者经过认真的调查研究,认为应该有一套完整的管理模式。首先,应该与图书馆建立协作机制,并进行定期交流,建立学科、科研小组,及时对学科、科研书籍进行更新,也可建立学院学科小图书馆,划出一定资金给学院可以独立购买书籍。其次要完善资料室岗位职责、借阅规章。经过认真地梳理,对资料室工作如采购、登记、借阅、流通和赔偿等各个方面都作详细的要求,进一步规范资料管理行为,有效地避免人为因素的影响,实现资料室管理科学化与规范化管理。①再次,为了更好的服务于教学、科研以及学科,资料室必须拓展资料管理范围。学院将原本教学或科研秘书完成的部分资料整理交由资料室完成。教学和科研资料的整理则需要由专业人士进行系统的管理,资料室工作特点正好符合这一要求。进入资料室管理之后,需要在加强资料室与教学科研工作的密切联系的同时,还需高度利用目前资料室已有的资料,比如先前的试卷试题,可以建立试题库等等。利用以前学生的毕业论文,给即将毕业的学生提供资料查询,可以有效提高学生工作效率。最后,针对学院简单的借阅方式管理模式,可以简单地开发出一套资料管理系统,经过调试,使各项功能运行正常。与其他同类型管理软件相比较,该系统开发成本较低、平台独立性高、定位准确、功能实用,具有较强的拓展性和维护性,实现了图书资料的信息化管理。②
  3 院系资料室改革的建议
  3.1 提高服务质量,加大资料室的利用率
  院系资料室传统的定位是在保存资料以备查验的基础上,为高校本院系师生进行教育教学改革和科学研究提供服务的信息机构,重点在于收藏与本专业教学和科研相关的文献资料。资料室是为本院系师生提供服务的小型文献工作机构,可以简化为专业性质的小型图书馆,是高校图书馆工作的补充和延伸,简言之,院系资料室具有“面向专业师生”的特点,具有专业性和专一性。因此,在围绕为“师生”与“专业”提供服务这一主题上,学院及学校必须对资料室现有场地规模、结构以及保存模式进行调整,对规章制度进行整理并使其规范化、正规化,允许学院自主采购一些专业书籍及资料并安排专人进行借阅登记。现有的资料室服务局限于提供信息服务,但提供服务的前提是对院系整体教学体系和学院的科研任务情况有所了解。日常工作中如果资料室的使用没有参与到教学、科研工作中,提供优质的信息服务也就成了空谈。因此,资料室可以设置专人管理,并兼职诸如科研管理、学科建设之类的工作,一方面可以增加对全院的整体教学、科研情况的有所了解;另一方面,还能增加资料室与教学、科研工作的密切联系程度,既拓展了业务范围,又融入院系的主流工作,使资料室真正成为院系教学与科研工作的信息中心。
  3.2 健全管理制度,加强人员培训
  首先,必须理顺学校档案室、校图书馆、院系资料室三者之间的关系。需要建立一套三方权责分明、配合协作的管理制度,在校属图书馆的工作当中,使院系教师更多地参与到图书的购置工作中去,以更好的满足教师和学生的需求,另外可以给院系资料室一部分购置图书的资金,充实到院系资料室的建设及管理工作中。在业务指导和人员培训等方面给予学院大力支持。其次,建立建全资料室的各种规章管理制度,为实现资料室规范化管理提供保障和依据。同时还要明确资料室管理人员岗位职责,强化管理人员培训工作,使其在服务意识、计算机水平、专业知识等方面都能有明显提高,为资料室将来实现信息化管理做好准备。
  3.3 突出专业优势,丰富资源形式
  院系资料室主要任务为学院的教学、科研提供服务,其收藏的内容应更显专业化、系统化。但是目前很多高校的资料室仅仅限于用来保存和收藏历年来学生的考试试卷、毕业设计以及课设等等。目前很多高校的都在做特色专业、专业认证等发展优势学科的工作,院系资料室应以此为契机,收集和整与专业相关的特色资源,为教学、科研、教改与学科建设提供丰富的前沿信息。随着电子科学信息技术的快速发展与普遍,多种载体共存是目前资料室的管理一大特点。因此,资料室应及时地对教学与科研中产生的各类资料进行收集与整理,为将来的教学、科研工作提供便捷的信息服务支撑。
  3.4 优化管理模式,改革管理手段
  院系资料室应建立科学规范、统一的管理模式。管理人员应对资料室的资源进行全面的清理统计,结合目前计算机技术的普及与发展,资料室应实现数字化,建立适合院系自身资料室管理特点的管理系统。同时,院系需加大投入,对现有场地布局进行科学有效的改造,对硬件设备进行更新换代。
  注释
  ① 万超,宋向荣,张春楼.高校院系资料室管理改革与实践.教育与职业,第3期(总第 751 期).
  ② 赵怀忠.试论高校资料室管理体制的现状及改革构想.渭南师专学报(社会科学版),1996(4)(总第34期).

摘要在当前高校的教学管理工作中,院系资料室的管理大部分由教务管理工作人员兼职,本文针对目前高校资料室的管理现状,提出院系资料室改革的建议,提出要加大资料室的利用率,使其规章制度规范化、合理化,经过改革修正,使资料室能够更好地为广大师生提供服务,为学院…

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