几类常用公文 投稿:谭攀攁

几类常用公文 (一)报告和请示 报告和请示这两种公文对于长期在机关工作的同志们来说并不陌生。我们向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关询问时一般使用报告;而在向上级机关请求指示、批准时就要使用请示。请示和报告既有相同之处,又有区别。…

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几类常用公文

(一)报告和请示

报告和请示这两种公文对于长期在机关工作的同志们来说并不陌生。我们向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关询问时一般使用报告;而在向上级机关请求指示、批准时就要使用请示。请示和报告既有相同之处,又有区别。相同之处在于,两者从行文方向来说都是上行文,内容上都有陈述意见、反映情况;而且两者一般都不越级报送。所以在平时的工作中偶有出现两者混用的现象。下面,主要谈谈撰写报告和请示需要注意的几个差异之处。

一是两者使用有区别。凡是需要上级批准、答复、审核并明确答复意见的,就要用请示而不能用报告。凡只是向上报告情况、汇报工作,而不需上级批复、答复,则用报告而不能用请示。不能请示与报告不分,更不能请示报告合用,在报告中夹带请示事项。

比如,某乡镇人民政府给当地县人民政府报送了《关于给予解决救灾款的报告》,文中首先介绍了本地的基本情况和受灾情况,很像向上级报告本地受灾情况的一个文件,但后面又提出请求县政府拨付救灾款的请求事项,这就容易造成县政府忽略请求事项,从而导致乡镇救灾工作无法开展。

二是两者内容有侧重。报告着重于汇报工作,目的是让上级机关掌握了解情况,沟通上下联系,而不一定要上级回复。报告讲究内容真实,对于涉及的时间、地点、人物、事件、情况、数

据等,都必须经过认真核查,做到确凿无误,为上级了解情况、制定政策提供可靠的信息。切忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级指示或批准。

请示着重于请示批准,凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时,均应使用请示。但请示也要慎重使用,不能事无巨细都不负责任地滥用请示。写请示要坚持一事一文,以便上级及时、专一地进行处理。写请示要条理清楚,内容具体,说服力强。提出的请示事项要详细,阐述说明道理要充分,只有这样才能使有关领导心中有数,易下决心。

如85年《民政部、总政治部关于妥善解决未随军的军队干部家属住房困难问题的请示》,首先简要提出该问题产生的背景、现状和原因,然后重心摆在提出了解决问题的措施办法,不但理由充分,而且也有充分的根据,让人觉得确实应该做、必要做、能够做。

三是两者时效有缓急。请示跟报告相比,时间要求更紧迫。报告写的情况是已做过的,一般在事中和事后行文,属于过去时。而请示只可在事前行文,获准后方可执行和办理,写的情况是未解决的,属于将来时。两者混用,常常给公文处理带来困难,甚至直接导致工作失误。

1988年12月25日,云南边防老山前线某部将在元旦前夕举办“猫耳洞里颂祖国”的庆祝晚会,某电影制片厂获悉后,感到活动有意义,便写了个“报告”于25日送达总政文化部,请示派出摄影组赶赴老山前线拍摄纪录片。总政文化部有个规定:每周

星期二、五批阅文件,而“请示”则当天批阅。结果导致文件12月28日才送达部首长阅示,等批复下来已经晚了,造成了工作的延误。

四是两者格式有不同。一方面,主送机关不同。报告的主送机关尽量要少,一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见,有时主送机关可以不止一个。而请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关,所以请示的主送机关只能是一个,不能多头请示。还需注意一点,请示不能送个人。另一方面,结语不同。报告的结语可以重申意义、展望未来,也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是:“特此报告”;“以上报告,请审阅”;“以上报告如无不妥,请批转执行”等等。请示的结语比较简单,在主体之后,另起一段,按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”,“以上请示如无不妥,请批转有关部门执行”等等。

(二)决定和意见

决定和意见都属于指令类公文,是各级机关进行管理、指挥和协调的重要工具。决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排,并要求下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。意见是就某项工作提出见解和处理办法,表明看法和主张,以起到指导和建议作用的公文。由此可见,决定和意见的作用主要都是就某项工作进行安排部署。那么,二者在运用上要注意些什么区别呢?

第一,文种选择有区别。决定具有较强的权威性、强制性,

我们要充分考虑事项的重要程度,不能事事都使用决定。特别是关于奖惩的决定、命令和通报,在使用时尤其要注意相互之间的差异性。通常,一般性的奖惩事项可以选用通报;如是有关法规、规章条例等明文规定的奖惩事项,可以选用决定;根据法律法规规定的等级较高(如授予荣誉称号等)的奖惩事项,则选用命令(令)。去年,某个区县纪委监察局在表彰其先进室的时候,印发了《关于关于表彰2010年度XX纪委监察局机关先进室的决定》,这类奖励属于部门内部的一般性奖励事项,就应该使用通报而不应该使用决定。而意见在使用上则不必像决定这么慎重,只要是上级向下级布臵工作就可以使用意见。

第二,内容着眼有不同。决定的时效和范围都有明确的限定,所以在撰写决定时,所提出的措施和方法、时限和要求等应具有较强的针对性和可操作性,以便于下级理解、掌握并深入贯彻。而意见的实质是提出切合实际的可行性建议,注重工作上的指导。在内容、措施上则不能太过细化,否则下级贯彻执行起来就会很死板,没有灵活性。但也不能提太多“放之四海而皆准”的宏观性措施,那样就会没有地方特色,也就不能很好地指导工作。

比如,2009年市上出台的《关于加快产业园区发展的决定》中,明确了园区到2012年的发展目标,提出了要统筹园区规划、推进企业集聚、明确管理职责、健全管理机制、加强投融资体系建设、加大基础设施建设力度等一系列操作性较强、较细化的措施,为近几年园区的发展指明了方向。而我们在前不久起草的全市《关于加快文化建设的意见》中,就没有明确提出要在哪个地方修几条酒文化街、在哪个位臵建几座酒文化雕塑等等微观性的

措施。而是提出一些诸如开展能代表泸酒文化的城市建设、旅游会展、文艺创作、群众性文化活动等指导性的意见,以便相关部门根据自身情况灵活执行。

第三,语言风格有强弱。由于决定带有强制性,其用语务就必须郑重、准确、简练,语气要肯定坚决,不得模棱两可,避免出现歧义和其他疏漏,否则会影响公文的现实效用和执行效果。而意见更加注重指导性。所以要少用或不用指令性语言,多用指导性、期请性语言,以体现相互之间的尊重,为下级开展工作留有更多的自我创造的空间。

(三)简报

简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种,是信息类公文中最重要、最常用的一种。通过简报可以反映情况,交流经验,传播信息,以利于我们总结经验、吸取教训、学习先进、改进工作,对工作起到有指导和推动作用。

简报的种类尽管很多,但其结构却不无共同之处,一般都包括报头、正文和报尾三个部分。报头和报尾相信大家都接触了很多,这里就不再赘述,下面我主要谈谈简报正文写作的几个问题。

一是注重提炼主题。一份简报抓住一个问题,不搞面面俱到才能使简报的主题凝聚,篇幅短小,说得透彻。如果简报所涉及的内容较多,应该把想说的问题进行归纳、提炼,抓住最能反映事物性质的东西做主题,突出重点来写。

有一篇某县政协在学习实践科学发展观活动中报送的简报,最初仅仅是平铺直叙,一一列举所做的工作,明明看出是做了很多工

作,却缺乏对主题的提炼,这样的简报显然十分普通。县科发办的同志在看到这篇简报后,觉得有东西可写,就帮助政协的同志提炼出了在政治协商上求“深”、在民主监督上求“新”、在参政议政上求“准”、在专题调研上求“实”、在社情民意上求“畅”等五个政协在学习实践活动中的突出成绩,简报最后被采用。显而易见,经过提炼的主题要更加吸引眼球。

几类常用公文 (一)报告和请示 报告和请示这两种公文对于长期在机关工作的同志们来说并不陌生。我们向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关询问时一般使用报告;而在向上级机关请求指示、批准时就要使用请示。请示和报告既有相同之处,又有区别。…

几类常用公文 (一)报告和请示 报告和请示这两种公文对于长期在机关工作的同志们来说并不陌生。我们向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关询问时一般使用报告;而在向上级机关请求指示、批准时就要使用请示。请示和报告既有相同之处,又有区别。…

几类常用公文 (一)报告和请示 报告和请示这两种公文对于长期在机关工作的同志们来说并不陌生。我们向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关询问时一般使用报告;而在向上级机关请求指示、批准时就要使用请示。请示和报告既有相同之处,又有区别。…

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