论如何做好办公室工作 投稿:覃簳簴

摘要:办公室是综合部门,又是枢纽机关,既要处理行政事务,又担负着协调督办等繁重工作,是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。中国论文网http://www.xzbu.com/4/view-14157.htm关键词:办公室工作;重要性;原则;方…

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  摘要:办公室是综合部门,又是枢纽机关,既要处理行政事务,又担负着协调督办等繁重工作,是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。
中国论文网 http://www.xzbu.com/4/view-14157.htm
  关键词:办公室工作;重要性;原则;方法
  中图分类号:G462文献标识码:A 文章编号:1009-0118(2011)-12-0-01
  
  无论在何种性质的企事业或公务机构中,办公室必不可少,它既是综合部门,又是服务机关,纵向要做好上情下达、承前启后,横向要做好协调督办、后勤服务,同时还负责文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能,是联系同一单位间各个部门的枢纽,也是与外单位沟通的重要操手,所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。
  一、充分认识到办公室工作的重要性
  (一)办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理,一份权威文件在正式下发后,未必人人都能正确掌握其内涵,人人都能领会其意义,这时办公室担负着调查与解释的功能。如一份绩效考核文件,因涉及经济利益非常敏感,在文件制订下发前,首先要进行调查研究,将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论,听取广泛意见,针对本单位实际,结合预见情况,保留精华,摒弃弊端,做出更实用的决定。文件下发后,难免有职工不理解有怨言,这时办公室人员应不急不燥,从公司整体出发,耐心解释,心平气和,同时还要学会换位思考,仔细倾听,以化解职工心中的疑惑。
  (二)办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做“机关”,主要一个原因就是处在领导身边,从某种程度上相当于“上面”,那么基层似乎就相当于“下面”,如果上下长期不联系,那么必然会互不了解,机关不能了解基层动态,基层也不会了解机关所作的努力,机关变得高高在上,工作交流不顺畅。为了避免这一点,办公室这时要充分发挥“中转站”的功能,通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内,主动与基层员工接触,了解基层员工的所做所想,同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报,以便领导层做出正确判断,然后再将领导层的决定正式传达到基层,做到上情下达、下情上报。例如高温抗暑期间,迎峰度夏期间,一线员工相当辛苦,风霜雨雪,照样出勤,烈日炎炎,依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动,夏送清凉冬送温暖,既体恤民情,又增添了员工的归属感。
  (三)办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的,都需要与上下左右的各级单位搞好往来,这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不卑不亢,办事时公平公正,处理业务耐心细致,以良好的窗口形象树立威信,协调各方关系,促进工作开展。
  二、办公室工作必须遵守的三大原则
  (一)保密原则。保密性,也就是指内部信息不得外泄,既不得泄露给外单位,也不得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构,处在非常关键的位置,是重要的涉密部门,既要对本单位领导和上级保密部门负责,又要管理各职能部室和员工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识,做到三不:不问、不说、不讲。由办公室牵头,完善保密工作的组织机构,成立保密工作委员会,加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密规章制度,通过会议或文件形式,将规章制度宣读下发,让每一个办公室人员熟知保密常识,在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用,保密工作的要求更加严格,办公室人员要谨慎使用计算机,妥善使用移动存储设备,不登陆不健康的网站,不安装来历不明的软件,不随意复印本单位的内部资料。办公室工作人员涉及最多的就是办公系统以及一些涉密纸质文件,这些文件必须要求有专人妥善保管,不经领导批准不得外传。加强档案管理,在调阅档案时要严格按程序办事,由专人调阅、复印、归还。
  (二)准确原则。办公室是领导的左右膀,可以说办公室工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性涉及到方方面面,比如,在制订规章制度,或划分工作范围时,必须果断利索,清楚明白,不得拖泥带水。当领导询问某文件内容或某事情处理结果时,要回答八九不离十,不得含糊。召开会议时,必须牢牢抓住会议重点,控制会场气氛,撰写会议纪要时必须侧重反映,紧扣主题。在文件处理上,从上报到下发,从请示到落实,从标题到内容,一字都不得有误,确保其严肃性和权威性。对某事件的处理,必须正确领会国家方针政策,合法合理,不得偏差。帮领导出谋划策时,要结合不同地域的不同情况,拿出合理性建议。总的来说,就是办事要稳,主意要实,处理要妥。
  (三)快速原则。办事迅速是办公室的重要作风,就是要求工作及时、高效。一份文件一旦签字就开始生效,就有它的生命周期,办公室人员必须在周期内尽快将文件办结,不拖拉不延误。
  三、做好办公室工作的几点方法
  (一)坚持学习。要学习邓小平理论、毛泽东思想,学习三个代表、科学发展观,与时俱进,跟上时代发展。要学习为人民服务的精神,强化对办公室工作的认识,强化自身职责。在繁杂的事务中保持清醒的头脑,敢于面对问题和矛盾,不害怕不退缩。
  (二)团队观念。团队精神,即合作精神,指一个团体中各成
  员之间互相配合、和谐相处,共同努力,达到目标。做为一名合格的办公室工作人员,不仅自身素质要好,而且更重要的是与团队伙伴的合作程度高,配合能力强。
  (三)甘于平淡。办公室的工作属于幕后英雄,默默无闻,不显山不露水。做为办公室人员,要坚信公司无小事,小事当成大事办,大事认真办。
  四、结束语
  总之,办公室人员需要有服务意识、参谋意识,需要有创新精神、奉献精神,需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系,要增强素质,加强学习,把办公室工作做得更好。

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