办公室工作人员的素质要求 投稿:陶膠膡

办公室工作人员的素质要求国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。自古以来,人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽,起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入,新世纪需要的是…

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办公室工作人员的素质要求

国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。自古以来,人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽,起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入,新世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质综合性人才。可以说,办公室工作人员是否拥有站起能说、坐下能写、出去能干、进来能谋的综合素质,决定着办公室的作用能否得到有效发挥。下面,我从三个方面谈谈对新时期办公室工作人员要求的看法。

一、办公室工作人员的基本素养

(一)忠于自己的事业,热爱办公室工作。办公室是一个单位的神经中枢,是建设和谐团队、和谐单位、和谐社会不可缺少的重要部门,其工作优劣直接影响到本单位事业的兴旺与否。办公室工作既要专才,更要通才,既要面对群众,又要服务领导,既能学习领导的执政能力,又能学习群众无限的创造力。办公室工作是磨练自己、提升自己、实现自己人生价值的最好平台。所以,我们不论是为自己,还是为单位、国家,都要有对党和人民高度负责的态度,全面落实科学发展观,忠于自己的事业,热爱办公室工作,围绕区委提出的“产业立区、工业强区”经济发展战略,努力工作,为实现资阳新崛起添砖加瓦。

(二)具有任劳任怨的孺子牛精神。办公室工作环境艰苦,工作人员辛苦,生活待遇清苦,经常加班加点,既要主动服务,更要被动服务,甚至有时费力不讨好,招人误解和怨恨,甚至有时还被当作出气筒,我们都只

能以好的心情、好的心态进行面对。办公室人员要守得住清贫,耐得住寂寞,不浮躁,不急功近利,好象一支蜡烛,燃烧自己,成就事业。

(三)保持一种昂扬向上的精神状态。办公室人员是政府形象的代言人,要充分发挥青春活力,要易于接受新事物,做事、办文、办会要利索麻利,动作快,效果好。要保持良好的心态,保持对事业的向往,保持良好的精神状态。

(四)永葆学习的热忱。很多成年人慢慢地被时代淘汰的原因,不是年龄的增长,而是对学习的热情减退。要衡量一个人是否可靠,不是看他职位高低、收入多少,而是看他是否学习。一离开学校就停止学习的人,不会有光明的未来,若要保持发展后劲,就要把学习作为工作的一部分,把学习作为生活的一部分,把学习作为生命的一部分。平常我们敬重的两种人,一种是有能力的人,一种是品行端正的人。能力和品德修养的提高,无一不是后天学习锻造的结果,一个办公室工作人员,要践行自己的工作职责,在事业上有所作为,不仅需要埋头苦干的工作态度,还必须要有适应本工作岗位的全面素质,也是我们经常说的上知天文地理、中知人情事故、下知鸡毛蒜皮,要做到办文是高水平,办会是能手,办事是巧手。总之,素质提高的有效办法就是学习。一是苦读有字之书,强调学习书本知识。书籍是人类进步的阶梯,今天虽然有电视,有网络,但书是智慧的主要载体,书的作用是不能被替代的。办公室工作人员在读书过程中,要根据工作的特点、要求和工作经历,选择好的书籍进行精读,在时间上要善于见缝插针,做到工作、学习两不误。二是要读无字之书,强调的是学习实践知识。实践知识对于机关办公室是最重要的知识。正如毛泽东同志说,

读书是学习,使用也是学习,并且是更重要的学习。办公室人员想要提高自己,平时就要多挑重担,一定不要怕多干事,不怕干别人不愿干的事。从科学的角度来看,抢挑重担是充分挖掘自身潜能、提升自身能力的最有效途径。处处留心皆学问,善于学习的人不论什么环境和条件,都能学习到知识。三是善于总结,认真把握事物的规律。善于总结也是一种重要的学习方法。我们通过读有字之书、无字之书和善于总结来锻造自己的工作能力,提高自己的品行修养,那么我们的工作就会如鱼得水,就能顺利开展。

(五)守住为人的底线。办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观,为人要正直,对上坚决服从,对下倍加爱护,努力塑造具有人格魅力的新型办公室人员形象,其中包括责任感、同情心、包容、感恩、分享、分担,既能干事,又能与同事和谐相处。

二、办事做到滴水不漏

办事是办公室工作的重要职能,在办公室工作必须锻炼自己的办事能力,无论办任何事情,上级指示的,领导交办的,下级请办的,同事委托办的,都要办得明明白白,不能办得稀里糊涂,都要雷厉风行,不能拖拖拉拉,都要严谨细致,不能粗枝大叶,都要有始有终,不能虎头蛇尾,都要严格有序,不能杂乱无章,总之一句话,办事要滴水不漏,做到“快、准、细、严”。

(一)快——急事急办,特事特办,有事速办。

急事急办。办公室工作有其内在的规律性,一般是按计划有序运转,不需要、也不可能天天处于高度紧张状态。而一旦遇上紧急事情,就要加

快节奏,加班加点,不怕疲劳,连续作战,在规定的期限内圆满完成任务。大凡急事,都具有突发性和时效性强的特点,这就要求处置果断、快速、准确、稳妥,按部就班、不紧不慢就可能误事。我们常说“关键时刻展示自己”,应急任务就是展示个人才华的平台之一。有的办公室工作人员平时工作不错,就是办事缺乏弹性,不急的事情按部就班,紧急的事情还是按部就班地办,该急的时候急不起来,关键时刻冲不上去,所以,始终成不了机关工作的台柱子。

当然,我们说的“急事急办”,绝不是遇事急躁,处事毛糙,乱了章法,慌了手脚。应该是,越在紧急的情况下,越要追求办事的一次成功率。清人王庭奎讲:“遇到急事,先不要急,要先慢慢想清楚。一旦考虑成熟,就一定不要拖延,而要迅速行动。”也就是说,遇事不慌,稳中求进,稳中求快,实现速度和效益的统一。

特事特办。“特事”指的是特别的事情;或者是新出现的问题,过去没有遇见过;或是不解决不行的问题,但领导的法规条文没有明确规范;或是几个部门职能有交叉的问题,但领导指示让你牵头解决,你解决后可能在人力、物力、财力诸方面要“吃些亏”,等等。也就是说,特事都是超常规的事情,按常规的办法办不了,办不好。这就需要在办事时灵活处置,用特别的措施、特别的手段来办理。“特殊情况特殊处理”,是办公室人员应该把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由,也要把事情办好再说,许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。

有事速办。办公室工作多数是程序性的工作,有些事情只有大致阶段

划分,没有严格的时间要求,早一天完成晚一天完成关系不大。有的人就因此放慢了节奏,领导不过问不去干,不到最后期限不去干。有的因为事情不急,一拖再拖,最后竟然把它给拖忘了,时间过去一年半年还没有办。

(二)准——理解意图准,掌握情况准,反映问题准,处事站位准。 “失之毫厘,差之千里”,用这句话来比喻办公室关工作,特别是高级机关的工作是非常贴切的。无数经验证明,在办公室工作必须精益求精,处理问题不能出丝毫差错,那种不求甚解、似是而非、模棱两可、粗枝大叶的办事作风,是不符合机关工作要求的。

理解意图准。办公室工作人员要完整准确地领会领导的意图,对领导的指示和要求,要清楚明白,不能糊里糊涂,似懂非懂;要全面领会,不能片面理解,走向极端;要真正弄清本意,不能为我所需,断章取义,把好经给念歪了。

掌握情况准。当今社会确实复杂,真真假假,虚虚实实,什么事情都可能发生。办公室工作人员在了解和掌握情况的时候,一定要考虑得复杂一些,不能道听途说,轻信他人之言,要尽量掌握第一手材料;不能浅尝辄止,要打破砂锅问到底,切实搞清问题的来龙去脉;不能从个人好恶出发,偏听偏信,要注重客观实际,全面搜集各种意见反映;不能搞表面现象的罗列,要进行深入辩证的分析,把握事物的本质。

反映问题准。反映情况不出现差错,说到底是上通下达要准确。上通下达无非是文字、口头、图像三种形式。无论采取哪种形式,都要做到三个准确把握:一要准确把握上通下达的内容,应该向上级报告的一定要如实报告,应该向下级传达的一定要不折不扣地传达;二要准确把握上通下达

的范围,该向哪一级报告就报告到哪一级,该传达到哪一级就传达到哪一级,不随意扩大缩小;三要准确把握上通下达的时机,向上报告要及时,向下传达要造时。

处事站位准。毋庸讳言,办公室工作人员说话办事找不准位置,把握不准身份,越权越位的现象并非鲜见。那么,这里面首先有一个认识问题,办公室工作人员确实需要积极主动的精神,既能办文、办会、办事,又能出谋献策,为领导拾遗补缺,为下面排忧解难。但是,办公室工作是服务领导,而不是实行领导;是辅助决策,而不是做出决策,发挥主观能动性和创造性绝不是可以越权行事。所以,什么时间办什么事,什么场合说什么话,要做到心中有数。总的来讲,在领导面前,未经核实的情况不能乱讲,没有依据的意见不能乱提;在机关不能炒作未公开的领导意见,不能背后说三道四;到基层讲话办事也要注意分寸,不能盲目迎合一些消极情绪。具体工作中,要注意把握好这么几个环节:一戒场合越位;二戒工作越位;三戒表态越位;四戒决策越位;五戒谈话越位。

(三)细——大事不糊涂,小事不马虎,熟事不大意,生事不自我。 老子说:天下大事,必作于细。求细,就是心细如发,一丝不苟。刘伯承元帅经常要求参谋人员必须做到:研究上级批示要细,研究敌情要细,检查工作要细,草拟军事文书要细,下达任务、传达指示要准,不可含糊其辞。

大事不糊涂。人们常说:“重大问题,万无一失。”办公室工作人员在承办重大事情的时候,一定要慎之又慎,确保周全。在重大问题上,稀里糊涂办“砸了锅”,后果是不堪设想的。所以,在重大问题的承办上要能经受

住考验,受得起重托,担得起大任。

小事不马虎。首先要高度重视小事。做好一两天小事不难,做好一两件小事也不难,难的是坚持不懈地把每一件小事都做得精巧得体,万无一失。其次,要认真关注小事。在通常情况下,一项大任务在主要环节的部署安排上,领导抓得比较紧,大家都很重视,而一些细微之处都得靠办公室工作人员去完成。许多小事情,看上去都是举手之劳,但最容易出错,所以要予以更多的关注。再次,要耐心做好小事。小事并不等于简单,有些小事干起来非常麻烦,有时很小的一件事,返工好几次还办不利索。

熟事不大意。办公室工作不少是常识性的和程序性的,年复一年,周而复始。许多事实证明,越是对自己很熟悉的事情,越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏,恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。俗话讲“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”,就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。办公室工作人员对待自己熟悉的工作,应注意做到如下“三心”:一是专心。就是专心致志做好自己所担负的工作;二是精心。就是精益求精地做好自己的工作;三是诚心。就是诚心实意地做工作。 生事不自负。每一个人都会遇到这种情况,你不可能老是在自己熟悉的领域打转转,总要有工作岗位的转换或工作任务的转换。到达新的岗位,接受新的任务,必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明,多么有才华,他的知识和本领也是非常有限的;一个人无论经验多么丰富,在错综复杂的客观事物面前,对问题的认识和处理也难免失于偏颇。所以,涉足陌生的领域,处理陌生的事情,应谨慎从事,扎实行事,切忌自负轻率,鲁莽冒失。

(四)严——按法规办事,按程序办事,按规则办事,按职责办事。 按法规办事。现实生活中,不论是法律规定、纪律规定,还是有其他规定,有时看起来与道德、人情相违背,但必须严格遵守,不能背道而施。实践一再证明,只要能够坚决按法规办事,许多难办的事情反而不难了,许多矛盾反而好解决了。

按程序办事。程序是科学,程序是规律,程序是经验,程序是经验的总结。按程序运转,分层次处理,是做好办公室工作的重要一环。从一定意义上讲,按不按程序办事,不仅是工作原则问题,也是一个严肃的政治问题。办事坚持按程序,可以减少矛盾,事半功倍,否则会贻害无穷。办公室工作可概括为“办文、办会、办事”三大类,不论哪一类都有其特定的程序和要求,工作中应认真遵守。

按规则办事。游戏有游戏规则,办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则,都是应该严格遵守的,否则,就很难把事情办圆满。

按职责办事。调查发现,在不少办公室都存在着“两个不均”的现象:一是忙闲不均,一是苦乐不均。有的人经常加班加点,超负运转,也有的无所事事,混天度日。按理说,办公室都是因事设位,因责设岗,也就是说,担负什么样的责任,设多少岗位,需用多少人员,都是经过反复论证、科学编配的,只要各级都干好各级的事,人人都尽好自己的责,就不会出现“两个不均”的问题,也不会出现工作不落实的问题。

三、锻造做好办公室工作的看家本领。

(一)提高文字表达能力。文字表达能力是办公室工作人员的看家本领,没有这个本领,在办公室工作是没有发展余地的,起码不是个合格的办公室工作人员。办公室工作人员没有较高的观察问题、表达问题的水平,是写不出好文章。要有地位,就得有作为。练就看家本领,是有作为的首要前提。会写机关公文、领导讲话、总结材料、典型材料、调查报告,是对办公室工作人员的起码要求,也是办公室工作人员的基本技能。

在办公室工作,必须要有很强的文字表达能力,这是看家本领,没有这个本领,在办公室工作,是没有发展余地的,起码不是个合格的办公室工作人员。

办公室工作人员的文字表达能力,是指用撰写公文的方式,贯彻党的路线方针政策,传达首长的指示命令、部署任务、反映情况、确保领导机关行使职权的能力。

从现实情况看,机关多数人对公文写作是重视的,但也有的态度不够端正。有的不在乎,甚至鄙视写作,认为做具体工作是务实的,写文章、耍笔杆子是务虚的,搞文字游戏,做表面文章,没有什么意思。有的在评价一个人时竟然把会写作看作是素质单一,认为“他不就会写点东西嘛!”实际上,存有这些偏见的人,多数并不是不知道公文写作的重要性,而是自己没有这个能力,为自己解脱找台阶。有的不刻苦,害怕拿笔杆子,遇到写的差事躲得远远的,从而失去了锻炼机会。有的不谦虚,草拟的文件明明不怎么样,还自以为是,别人看不上他,他还看不上别人。

由此可见,提高文字表达能力,首先的还是端正思想认识。要切实看到,文字表达能务是办公室工作人员综合素质的反映,没有较高的观察问题、

分析问题、综合问题、表达问题的水平,是写不出好文章的。为了比较形象地阐述文字表达能力的重大意义,这里先讲个故事:一个是曾国藩修改“报告”的故事。当年,曾国藩率湘军与太平天国军队作战,开战之初,被太平军打得一败涂地,有几次差一点掉了脑袋,因此,师爷给清朝中央政府写战况报告时,如实汇报战争之惨烈,声称时常处在“屡败屡战,屡战屡败”的境地。曾国藩一看,惊出一身冷汗,朝廷看到这个报告,必定认为自己指挥无能,湘军打仗无能,这还了得!曾国藩毕竟是文坛高手,他用笔轻轻一勾,把两个词的顺序颠倒了一下,变成了“屡战屡败,屡败屡战”。这真是妙笔生花,湘军不怕牺牲、前赴后继、顽强作战的英雄气概和形象跃然纸上,果不然,朝廷看过战况报告后,并没因为他们打了几个败仗而怪罪,反而对他们“屡败屡战”的顽强精神大加赞赏。

会写机关公文。机关公文是各级办公室实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达党的路线方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。依靠文件指导工作,是办公室的重要方法之一。机关公文是一面镜子,代表着办公室的工作水平。会写机关公文,是对办公室工作人员的起码要求。

公文的主要功能:传令功能;教育功能;沟通功能;协调功能;办事功能;凭据功能;史料功能。

公文的主要种类共有14种:包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、纪要。

会写领导讲话。领导讲话都是用来指导工作的,是以领导的个人身份来表达的。起草领导讲话的最大特点,可以说是“代人立言”,而不是“为己立

言”。在体现领导指导工作总体意图的前提下,要符合领导个人的思路,符合领导特定的身份,符合领导的语言风格。

领导讲话的具体特点有如下三个:一是内容上的指导性;二是风格上的个性;三是效果上的二重性。

起草讲话的具体要求有五个:一是要有思想;二是要实在;三是要准确;四要丰满厚实;五是要有个性。

会写总结材料。总结性的文字工作,是办公室工作人员经常承担的一项重要工作,会写总结材料,也是办公室人员必备的基本功。要注意把握这么四点:一是领导意图把握准;二是把全面情况了解清;三是把总体思路研究透;四是把概括手法运用好;五是把“重头戏”唱精彩。

会写典型材料。运用典型指导工作,是各级领导机关的重要方法,是办公室工作人员义不容辞的责任。要注意几点技巧:一是层次安排要严谨;二是选择事例要典型;三是使用语言要生动;四是写作形式要新颖。 会写调查报告。有针对性地或有目的地开展深入的调查研究,掌握第一手的资料,形成得出结论、说明观点和提出解决问题的文字,就是调查报告。应遵循以下原则:一是“七分调查,三分写作”;二是“动脑第一,动笔第二”;三是“有虚有实,虚实相生”;四是“不走极端,防止片面”。

(二)提高口头表达能力。“上情下达,下情上报”,是办公室工作人员的家常便饭,必须具有很强的口头表达能力,才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意见、建议,及时、准确、有效地传递给他人,以便采纳和推广。如果没有良好的口头表达能力,是很可悲的事,就像鸟儿没有翅膀不能飞翔一样痛苦。要想飞得高远,就要苦练口头表达艺术。

口头表述总的要求,是言之有理,即提出问题,又分析问题,要有推理,既能说服人,又能感动人,要有公理,既要观点正确,又要符合现实,要言之有物,言之有据,言之有策,言之有度。

(三)坚持服务第一。领导就是服务。建设服务型机关是现代社会之必需。台湾一名学者指出:“„为人民服务‟,这不是一句口号,这是成功的秘诀。我们经常在很多政府机关看到这几个字,可是不经常注意到它。”办公室工作人员应把“服务第一”记在心里,落实到行动上,坚决杜绝“门难进,脸难看,话难听,事难办”的衙门作风。切实做到:服务要热情,服务要周到,服务要到位,服务要真诚。

(四)广泛吸纳信息。当今社会是信息社会谁最先占有信息,谁就可能争取主动,成为赢家。办公室工作人员必须眼观六路,耳听八方,广泛吸纳各种信息,成为信息灵通人士。只有做到要什么资料有什么资料,工作起来才能得心应手,游刃有余。

要养成关注上情的习惯。上情主要是指党中央、国务院、中央军委制定的路线、方针、政策、法规和一些指示,以及上级党委和领导机关贯彻落实的方案、要求等。只有时刻关注上情,对当前的形势任务有个明确的了解,才能保证工作方向。这就要求办公室工作人员在工作中做到以下几点:一是多看文件;二多参加会议;三是多接触上级。

要养成关注下情的习惯。下情主要指下属单位、特别是基层单位的情况,它就包括诸如单位编制、地理环境、人员数量、历史背景等自然的客观情况,又包括班子建设、干群关系、人心士气、思想情绪、敬业精神等主观情况。通俗地讲,既有动态的“死情况”,又有动态的“活情况”。这就要求做

到如下六点:一是身到;二是眼到;三是耳到;四是口到;五是心到;六是手到。

要养成关注内情的习惯。所谓内情,就是本级办公室的情况。主要包括:一是对本级办公室的工作要很清楚。二是对本级领导的情况要很了解。三是对本职业务工作要很精通。对内情的关注的熟悉,一要靠学习。凡涉及办公室的工作思路、规划、部署、规范,涉及本职工作的政策规定、专业知识等,要经常学习,温故而知新。二是靠多交往。内部的领导关系、同事关系、工作关系等,要靠在不断的交往之中逐步加深,增进理解、增进友谊。

要养成关注外情的习惯。外情是指外单位的、外系统的。关注外情,了解外情,有利于开阔思路。“外面的世界很精彩”,办公室工作人员不能做井底之蛙。一方面,要时刻关注形势的变化。形势是分析判断的重要依据,对形势看不清楚,就不可能有正确的判断,就会闹出盲人摸象似的笑话。所以,一定要时刻关注不断发展变化着的新形势,对国际国内新近发生的重大事情要尽收眼底。做到这一点,就要十分注重发挥媒体主渠道的作用。因为国内外大事一般都能在媒体上及时地反映出来,所以一定要培养读报、看电视、听广播、上网的爱好。

(五)做到能参善谋。在领导活动的舞台上,能参善谋是办公室工作人员的角色要求,你若想获得更多的升迁机会,不仅要能够完成好领导交办的事务,还要能起到辅助决策的作用,帮助领导想问题、提建议、出点子。最好能先领导一步思维,提出高领导一筹的见解。

胸怀全局想问题。办公室办公室工作人员在某种意义是“谋士”的角色,

能参善谋是本职所必需。一要把握时代背景。叶剑英元帅曾形象地要求参谋人员:“你们要注意按地球的脉搏。”也就是要对国内外风云变幻了如指掌,对时代大背景非常清楚。二要熟悉大政方针,所谓“大政方针,就是治党、治国、治军的路线、方针、政策和法规、法则。”三要清楚谋的内容,由于各级办公室的地位、职能不同,各办公室掌管的业务范围不同,谋划的内容也不尽相同。四要掌握谋划方法,譬如“船”和“桥”,过河没有船和桥不行,办公室工作人员出谋划策,不掌握正确方法也不行。首先要围绕中心工作搞谋划;其次要围绕主要矛盾搞谋划;再次要围绕棘手问题搞谋划。 准确领会领导意图。办公室是领导的“耳目”和“外脑”,是协助领导做决策的,不是代替领导做决策的。准确领会和理解领导意图,也是办公室工作人员非常重要的一种素质。首先,对领导的意图要坚信不移;其实,对领导的意图要仔细品味;再次,对领导的意图要经常琢磨。

细心比较论证。办公室工作人员出谋划策的过程,是一个分析、比较、判断、得出结论的过程。所得出的结论正确与否,直接关系到决策建议的质量高低。如果结论正确,处置方案得当,就能胜券在握;倘若结论错误,处置方案再好也无济于事。首先,要进行必要性论证;其次,要进行可行性论证;再次,要进行实践性论证。

办公室工作人员的素质要求国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。自古以来,人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽,起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入,新世纪需要的是…

办公室工作人员的素质要求国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。自古以来,人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽,起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入,新世纪需要的是…

办公室工作人员的素质要求国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。自古以来,人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽,起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入,新世纪需要的是…

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