公文的分类 投稿:卢奃奄

第一章 行政公文一、教学要求掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。二、内容要点(一)概述1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,…

2010年上半年院人力资源状况分析报告 一、 院人员总体情况截止到2010年6月30日,我院在职员工总数为1078人,其中女职工340人,占全体职工总数的31.54%。生产单位员工883人,占职工总数的81.91%。 二、 人员结构分析 年龄结构…

人物 目圈 卅载 不改从 学 志向 。 姜澎 樊 丽萍 本 立足 国 内这 一 重 大 战略 目 标。 据介 绍,旱在 1 9 5 1 年 ,国家就 已经开始招 收研 究生 , 当时主要是 苏联援 助中国的专家在培养 ,这批研究 生统称 为 “ 师资…

第一章 行政公文

一、教学要求

掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。

二、内容要点

(一)概述

1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。

2、公文的分类。公文的分类方法较多,重点明确按照行文关系和行文方向分类方法,并掌握上行文、平行文与下行文的涵义。

(二)公文的构成要素。包括眉首部分、主体部分、版记部分。

(三)公文写作的基本要求。公文写作的基本要求有三项,对第三项要求须理解性掌握。

(四)公文写法示例。此部分结合具体例文的出示和分析,分别介绍9类公文的一般写法。在全面了解的基础上,重点掌握6种公文,即:通知,通报,报告,请示,函,会议纪要。

三、重点难点

1、公文的概念及公文的分类。

2、通知,通报,报告,请示,函,会议纪要等6种公文。

四、教学建议

1、结合实例,指导学员明确上行文、平行文与下行文的涵义。(P8)

2、结合实例,重点讲解通知,通报,报告,请示,函,会议纪要等6种公文。

3、要求学员撰写通知和请示各一篇。

一、概述

(一)公文的概念及特点

1、涵义

“公文”也即公务文书,对人们通常所说的公务文书这个概念,有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。 第一类是行政机关公文,即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。

第二类为事务文书,即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书,它又称常用文书。

以上两类文书均有较强的通用性,适用于不同的社会行业或领域,所以合称通用文书。 第三类为专用文书,即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。 专用文书与通用文书是相对而言。

公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文,专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。

2、公文从内容到形式至少应当具备两大特征:

一是从内容方面看,公文的内容必须是具备公务活动的反映。公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。

二是从形式方面来看,公文有固定的格式。

3、特点

(1)法定性

(2)政策性

(3)实用性

(4)时效性

(5)规范性。

(二)公文的分类

1、按照行文关系和行文方向分类:

可分为上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定,在不同的情况下有不同的归属,如:通知、函。

2、按照紧急程度分类:

可分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分为“特急”和“急件”两类。

3、按照有无保密要求及机密等级分类

一为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。

二为有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。

二、公文的构成要素

公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。

体式固定、规范是公文的一大特征,也是公文的作用得以实现的重要保证。

中华人民共和国国家标准(GB/T9704-1999)《国家行政机关格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。具体介绍如下:

(一)眉首部分

眉首部分又称文头部分,通常由公文份数序号、米米等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

1、 公文份数序号

2、 秘密等级和保密期限:“绝密”、“机密”、“秘密”

3、 紧急程度:“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4、 发文机关标识:发文机关标识一般使用小标宋体字、用红色标识,人们通常把法定公文称为“红头文件”,就是由此而来。

联合行文时,主办机关名称排列在前,“文件”二字臵于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

5、 发文字号

6、 签发人

(二)主题部分

主体部分又称行文部分,这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

1、 标题

公文的标题要能准确、简要的解释公文的主要内容,并能透视文种,一般还应当标明发文机关。发文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本因素。

第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。如:《国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知》

第二种是由发文机关和公文种类两个要素构成的公文标题。在冠有红色版头的文件中,这种标题还是比较常见的。如:“国家教委办公厅文件”的版头下《关于印发<教育类公文主题词表>的通知》的公文标题。

第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。在公开发布的公文中,这类标题比较常见,如:《国务院紧急通知》等。

有些法规性公文在标题之下还有题注一项,用以说明某项法令、规定等通过或批准的时间、程序或开始生效的时间。题注一项的内容要写在括号内。

2、 主送机关

主送机关是负有公文处理责任的受文机关,是公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

3、 正文

正文是一份公文的核心部分。公文质量的高低、公文能否产生应有的功用,主要取决于正文部分写得如何,拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在正文的撰写中。

在一份比较复杂的公文中,正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

(1)开头

第一种,目的式。在写明具体事项之前,现写明发文的目的,以引起受文者的注意,这是一种常见的开头形式。常见表示目的的介词“为”、“为了”等领取下文。

第二种,根据式。在公文正文的开头,写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定及上级指示精神或其他事项,以增加公文的权威性、严肃性和说服力。常见的根据式开头的介词有“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”等领取下文。

在实际写作中,根据式目的式混合使用的公文开头方式用的较多,可写明发文根据,在说明发文目的,然后点名决定的核心内容,简洁明了。

第三种,缘由式。缘由式也叫原因式,即通过介绍情况、提出问题或明确意义,使受文者了解行文的缘由,从而引起受文者对文件内容的重视。

公文开头无固定模式。究竟怎样撰写公文的开头,最终还要根据实际需要确定。而无论哪种形式的公文开头,都必须符合开门见山、简明扼要的原则。

(2)主体

正文的主体是核心中的核心。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚,是对所有公文的主体部分的写作要求。

(3)结尾

第一种,归结式。多见于篇幅较长公文结尾

第二种,说明式。对与正文内容相关的事项作一个交待

第三种,申明式。指明发文的意义,或重申发文机关对有并事项的看法、意见。起强调或明确某些内容的作用。

第四种,祈请式。上行文常用的结尾的方式(报告、请示等)

第五种,期望式。(多用下行文)

行文简洁,手书有力,是对所有公文结尾的要求。

4、 附件说明

附件是附在主件之后,对文件办容起说明和补充用用的文字材料。是公文的有机组成部分,甚至有些附件可以说是反映公文的主要内容的部分,而主件只起发布或转发附件的作用。

5、 成文日期

公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报一发报日期为准。

成文日期要用汉字标注、并将年、月、日标全,零写为“0”。

6、 公文生效标识

加盖印章是公文最后生效的标志。

公文排版后所剩空白处如果不够印章位臵,应当采取调整行距、字距的方式解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方式解决。

7、 附注

附注是说明在公文的其它部分不便说明的各种事项的项目,一般是对文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。

(三)版记部分

版记部分又称文尾部分,通常由主题词、抄送机关和印发世间等项目构成。

1、 主题词

主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一份公文的主题词一般不超过七个。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。

2、 抄送机关名称

抄送机关名称是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。

3、 印发机关和印发时间

公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承当。

印发时间是指公文开印的具体时间。

4、 反线

版记中各要素之下加上一条反线,宽度同版心。

以上所列的公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项目,是现行公文的全部构成要素。

三、公文写作的基本要求

(一)要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定

(二)要了解实际情况---吃透两头

(三)要遵循各项行文规则

1、文种的选用要正确

要对每一种公文名称的含义和每一种公文的具体功用有所了解,以便根据行文的需要,正确选用文种。主要考虑两种因素:一是行文关系;二是发文的目的和公文的内容。

2、行文关系的确定要妥当

主要应当注意以下几点:

一是行文关系要根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

二是联合行文应当明确主办部门。

三是受双重领导的机关向上机机关行文,应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关。 四是上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送另一上级机关。

3、制法程序的安排要合理

主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

注意:(1)公文的起草也要经过起草前的准备、起草、修改等几个阶段。

(2)审核的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟定公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。

(3)复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

四、公文写法示例

(一)决定

1、决定的用途

决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是一种重要的指挥性和约束性公文。一可用以安排重要会议的召开;二可在设立行政区划或设臵重要机构时使用;三可以在表彰先进时使用;四可以在处理特大事故时使用。

决定即可以由领导机关制发,也可以由会议作出。

2、决定的写法

决定大致可以分为两类:一类是对重要事项作出安排的决定;一类是对重大行动作出安排或者对重要工作进行部署的决定。这类决定的指挥性和指示性极强。

(二)公告

1、公告的用途:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

公告通常在以国家的名义,向国内外宣布重大事件、重要事项或决定事项时使用。某些部门经授权,也可以代表国家对内或对外发表公告。

2、公告的写法

公告的标题主要有两种:

一种是发文机关加上公文文种。如:《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等; 另一种发文机关、事由在加上公文文种。如《中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告》等。

(三)通告

1、通告的用途:通告适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项。按期内容的不同,可把通告分为两类:

一类是法规性通告,这是用来宣布有关规定,并且能够起到行政法规作用的通告。 二类是事务性通告,这是用来公布某些单位或个人需要了解或办理的有关事宜的通告。

2、通告的写法

(1)标题的写法

标题的写法有多种。第一种是发文机关、事由和文种几个要素俱全的标题;第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题;第三种是省略发文机关,由事由和文种两个要素构成的标题。

(2)通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。

3、公告、通告的写作注意事项

两者都属于公开发布的告知性文书,撰写时应注意一下几点:

(1)要写得通俗;

(2)要写得具体;

(3)要写得清楚。

(四)通知

1、通知的用途:适用于批转下级机关的公文,转发上机机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

在现行公文中,可以说通知的用途是最为广泛的。

(1)可用于批转下级机关的公文,起到批准和指导的作用,又可用于转发上机机关和不相隶属的公文,起到传达或联系的作用。

(2)即可用来发布行政规章,起到指挥和约束的作用,又可用来发布意见,会议纪要及计划、总结等文件,起到运载的作用。

(3)可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项,起到指示工作甚至法规或规定的作用,又可以用来告知事项,起到传达作用。

(4)可以用来宣布干部任免和聘用事宜,起到传递信息的作用。

总之,通知用途广泛、使用频率高,是其一个重要特点。

2、通知的写法

(1)批示性通知

如果再做细分的话可将批示性通知分为三种:一为“频发”型通知,二为“转发”型通知,三为“批转”型通知。

“频发”型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。

“转发”型通知是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。最常见也最简单的“转发”型通知的正文只有第一个部分。

“批转”型通知是指批示转发下级机关发来的公文的通知,其写法与“转发”型通知基本相同。随之下发的公文应是反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文。

(2)指示性通知

上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项,限于发文机关的权限,或因其内容不宜用(命令)决定等文种的,可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布臵性通知。

(3)告知性通知

告知某一具体事项,可用告知性通知,这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。如:设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改行政规章、修正或补充文件内容、调整办公时间等各种事项,都可以写入告知性通知。

会议通知是告知性通知的一个重要的类别,也是用的较多的一类通知。

(4)任免型通知

2001年1月1日起施行《国家行政机关公文处理办法》规定:通知适用于“任免人员”,任免对象不再限于“干部”,范围有所扩大。

3、通知的写作注意事项

第一、事项要明确、具体;

第二、表述要清楚、直接。

(五)通报

1、通报的用途和种类

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。根据通报的具体情况不同,可将通报分为三类:一是表彰先进的表彰性通报;二是批评错误的批评性通报;三是传达重要精神或情况的传达性通报。人们常说的通报表扬、通报批评和通报情况,就是对这三类通报用途的概括。

2、通报的写法

(1)表彰性通报

表彰性通报的具体用途是表扬好人好事,树立典型、推广经验,号召广大干部、群众向先进单位或个人学习,把工作做得更好。

(2)批评性通报

批评性通报是指通报中用得较多的一类。这类通报主要用来批评后进、惩罚错误,以使广大干部群众引以为戒,吸取教训,防止类似问题的出现。

(3)情况通报

情况通报是向有关部门和人员传达重要哦情况,发布重要信息,以使人们掌握情况、明确问题、从而统一思想和行动,使工作协调发展的通报。

情况通报正文的写法主要有两种。一种是先写发布通报通报的缘由,然后写明事项,最后提出要求和希望。另一种是将内容按问题进行划分,分成若干个部分来写,事项较多、内容较复杂的通报可用通报这种写法。

3、通报的写作注意事项

(1)情况要准确;

(2)态度要明朗;

(3)事例要典型;

(4)发布要及时。

(六)报告

1、报告的用途

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上机机关的询问。

报告是下级机关呈送上级机关的上行文种,中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。

报告的用途极为广泛,具体的说,报告可以用来向上级机关汇报工作;反映情况;也可以用来答复上级机关的询问。

2、报告的分类

按其性质的不同,可将报告分为综合性报告和专题性报告;按其行文的直接目的的不同,可将报告分为呈报性报告和承转性报告。不同报告在写法上区别不是很大。

3、报告的写作注意事项

(1)用途要合理、明确;

(2)内容要客观、真实。

(七)请示

1、请示的用途

请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要用途有两种情况:

一是请求上机机关给予指示的请示,主要应在遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题,或政策界限难以把握时使用;

二是请求上级机关予以批准的请示,主要应在遇到超越本机关的职权范围,或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。

另外,某些业务主管部门就带有普遍性意义的问题提出看法,希望领导机关批转有关单位时,也可以使用请示。

2、请示的写法

按照请示的内容和目的的不同,可将请示分为请求性请示和请求批准的请示两类。

(1)请求指示的请示

是指针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求予以答复和下达处理意见的请示。写这类请示,应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。

(2)请求批准的请示

是就某一问题或事项提出本机关的处理意见,请求上级机关给予批准或标明态度的请示。写这类请示,要把重点放在意见、办法的说明上。

3、写作请示的注意事项

第一、要正确选用文种;

第二、要做到一文一事;

第三、要避免多头请示;

第四、要避免越级请示。

4、报告与请示的区别

1951年9月政务院发布的《文件处理暂行办法》规定:“对上级陈述或请示事项”要用报告。也就是说,当时不管是报告还是请示工作,用的都是报告这个文种。与这种历史原因

有关,时至今日还经常有人把本应该写成请示的公文错写成报告,或把请示与报告混用,写为请示报告。Erz和虽都是上行文,但二者的区别还是很明显的,主要体现在:

第一:具体功用不同;

第二:内容含量不同;

第三:行文时机不同。

(八)函

1、函的作用

使用于不相隶属相关之间商洽工作、询问和答复工作,请求批准和答复审批事项。函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用,也可以在上下级机关之间使用。

2、函的分类

1981年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》取消了公函和便函的划分,只列“函”一个文种。

按照行文方向的不同划分,可将函分为去函和复函;

按照内容的不同划分,可将函分为知照函、催办函、邀请函等。

目前,经常使用的函有三种,即商洽性函、答复性函和请求性函。

3、函的写法

(1)商洽性函

机关之间商量或接洽工作哦,可以使用商洽性函。

(2)答复性函

机关之间回复问题,可以用答复性函。因为发文机关同收文机关之间没有隶属关系,或者说不存在上下级关系,所以不宜使用批复,而只能用函答复问题。

(3)请求性函

机关之间请求帮助或配合工作,以及向有关主管部门请求批准等,可以使用请求性函。

4、 写作函的注意事项

第一、 文种的选用要正确;

与函有关的两种现象值得注意:一是应当用函却用了其他文种;另一种现象是应当使用其他文种,如请示、报告、通知等,却错用了函。

第二、 内容要简洁;

第三、 措辞要得体。

(九)会议纪要

1、会议纪要的用途

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要应当算一种实录性公文,是在对会议讨论的事项加以归纳、整理的基础上,将其反映出来的公文文种。

2、会议纪要的种类

1)按其内容和文种的不同划分,可分为一下三类:

(1)指示性会议纪要

是指反映工作安排事宜,因而对工作具有指导作用的会议纪要。

(2)通报性会议纪要

有关领导同志主持召开的委员会、常委会或者办公会,对所讨论的以一些问题作出了决定,可用会议纪要的形式发至议定范围,使受文者了解会议精神和决定事项,以便贯彻执行。

(3)消息性会议纪要

是指传达会议情况,也是说只起消息报到作用,而不起指示作用的会议纪要。

2)按照会议性质的不同,可将会议记录划分为:

(1)日常行政工作会议记录

它是指行政机关为研究处理行政事务或解决某些实际问题而召开的常规性工作会议,反映此类会议的情况的会议纪要,就是日常行政工作会议纪要。

(2)大型专题工作会议纪要

它是指为处理某一重大问题或某一方面的工作而专门召开的规模较大的会议。

3、会议纪要的写法

它的写法是比较灵活的,但大致的结构还是比较固定的。一般来说,日常行政会议纪要的主体部分的写法比较简单,把会议主要内容、议定事项写明即可,多采用综述式写法;大型专题工作会议纪要的写法则复杂一些,一般采用归纳式写法。

5、 写作会议纪要的注意事项

会议纪要具有两大特点:一是纪实性,二是提要型。故需注意以下几点:

第一、 要做好会议记录。

第二、 要突出会议要点。

第一章 行政公文一、教学要求掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。二、内容要点(一)概述1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,…

第一章 行政公文一、教学要求掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。二、内容要点(一)概述1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,…

第一章 行政公文一、教学要求掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。二、内容要点(一)概述1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,…

本文由第一文库网(www.wenku1.com)首发,转载请保留网址和出处!
免费下载文档:
字典词典幼儿园正月十五活动幼儿园正月十五活动【范文精选】幼儿园正月十五活动【专家解析】五年级课本五年级课本【范文精选】五年级课本【专家解析】运管工作总结运管工作总结【范文精选】运管工作总结【专家解析】