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渝祥商贸有限公司内控制度 采购管理办法 第一章 总则 第一条 为满足公司生产经营需要,规范采购行为,降低采购风险,控制经营成本,特制定本办法。 第二条 公司采购业务相关人员应当遵循“忠诚企业、诚实守信、客观公正、真诚服务”的原则进行采购业务活动。 …

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渝祥商贸有限公司内控制度

采购管理办法

第一章 总则

第一条 为满足公司生产经营需要,规范采购行为,降低采购风险,控制经营成本,特制定本办法。

第二条 公司采购业务相关人员应当遵循“忠诚企业、诚实守信、客观公正、真诚服务”的原则进行采购业务活动。

第三条 公司实行合格供应商备案制度,与公司交易的供应商/外包商必须具备合法资质并经公司评价认定。

第四条 公司对物资采购实行“分级分类控制”制度,根据物资的重要程度分别采用“询价采购、招标采购、定点采购”等不同的采购方式。

第二章 采购人员行为准则

第五条 公司各级管理者和采购业务人员在从事采购业务活动时,应当严格遵循下列行为准则:

(1)采购人员在所有交易活动中都应将公司的利益放在第一位,不能以牺牲公司利益为代价追求不正当利益。

(2)采购人员在工作中应当有礼、有利、有节,时刻注意维护公司形象,只要条件许可,对具有合规业务要求的人都要给予迅速而礼貌的回复。

(3)采购人员应当爱岗敬业,与公司相关同事真诚合作,良好沟

通,为公司生产经营活动提供优质服务。

(4)采购人员必须诚实守信地与供应商或潜在供应商打交道,公平对待每一位供应商,严格按照规定的条件和程序实施采购操作,不得有任何歧视性的条件和行为。

(5)公司采购业务实施利益冲突回避机制,当供应商与采购人员或其主要亲属有私人利益关系时,采购业务人员应当主动申报回避。

(6)采购人员应当严守公司商业秘密,同时也对获取的供应商或者其他业务合作伙伴的商业信息保密。

(7)当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或者考察等公开的商务活动邀请时,采购人员应当主动向供应部负责人汇报,经领导同意后方可出席。

(8)采购人员不得以个人名义接受价值超过贰佰元人民币的任何馈赠;当供应商提供的礼品、纪念品等馈赠超过该标准时,应当以公司名义接受,并及时上交公司。

第三章 生产物资采购

第六条 生产物资的分类和具体范围如下:

1、“A类”(重要物资):指对产品质量和成本具有重要影响的生产物资,包括原矿、浮选药剂、钢球等产品。

2、“B类”(一般物资):指对产品质量和成本具有一般影响的采购产品,包括设备备件、轴承、电料、油脂、仪器、橡胶制品、汽车配件等质量、精密度较高的产品。

3、“C类”(辅助物资):指其他辅助采购产品,如柴油、五金工具、化工、劳保用品及其他一般产品。

第七条 公司根据生产物资的分类实施合格供应商评价,需进行合格供应商的评价范围如下:

1、“A类”和“B类”物资需进行供应商评价,“C类”物资不进行合格供应商评价。

2、“A类”和“B类”物资进行供应商评价条件

1)、凡一年内两次以上供应同种“A类”物资,并采购累计金额在5万元以上的供应商,必须评价。

2)、凡一年内两次以上供应同种“B类”物资,且采购累计金额在10万元以上的供应商,必须评价。

合格供应商评价按照公司《供应商管理办法》相关规定执行。

第八条 公司实施生产物资计划采购制度,所有需采购的物资必须先有计划后才能签订合同进行采购。C类物资中的杂品等零星采购,采购金额在1000元以下的可不签订合同,但需报计划。

各使用单位根据下月《生产作业计划》和物资消耗定额编制《物资需求计划》,每月26日前报财务部物资计划统计人员。

财务部物资管理部门根据使用单位报送的《物资需求计划》和物资库存情况,编制《物资请购计划》,每月27日报供应部。

供应部根据《物资请购计划》和市场价格情况编制《物资采购预算》,每月28日前报公司预算管理办公室。

预算管理办公室审核预算并报公司主管领导审批后,每月初交供应部执行采购计划。

第九条 为了保证生产物资的有效供给,确保公司生产经营正常进行,公司在月度物资计划的基础上,设立物资紧急计划采购制度。

紧急计划是公司在特殊情况下出现的急件采购计划,要求供货期在7天以内的(工程/技改物资在3天内),必须由责任单位填报紧急采购申请表,经公司分管经理和财务总监审批后,传供应部采购人员立即实施采购。

第十条 按照公司《招标管理办法》规定的招标范围需进行招标采购的物资,供应部应当执行招标程序后方可实施采购。

第十一条 未纳入招标范围的物资采购,采购人员应当进行询价采购,并提供不少于三家候选供应商的询价情况(品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等)报供应部负责人选择确认。

第十二条 供应部根据物资采购计划要求、招标/询价情况与供应商谈判起草合同文本草案,按公司《合同管理办法》评审后,方能与供应商签订《采购合同》。公司至少保留3份采购合同原件,法务部、财务部和供应部各保留一份。

第十三条 采购人员在公司与供应商签订采购合同后,方能按照物资采购计划的品种、质量、数量和需求时间等要求,向供应商下达物资采购订单。

第十四条 采购物资到货或供应商通知提货时,采购员应亲自到仓库现场协助办理物资验收入库手续。如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,应当拒绝接收或将货物退回供应商。

对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员应立即告知供应商,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。

第十五条 对于原矿等需要检斤验质的生产物资,采购员负责在

该物资验收入库后将《入库单》、质检证明(如化验单等)、《购销合同》等资料传递给财务部结算人员办理结算。经购销双方对结算金额核对认可后,方可联系销售方开具增值税专用发票,然后凭发票和入库单到财务部挂账。

对于不需要检斤验质的生产物资,采购员可以根据《入库单》直接联系销售方开具增值税专用发票,凭发票和入库单到财务部挂账。

每月末,对于已收货但未取得发票的物资,采购员应先将《入库单》和《购销合同》报财务部会计做暂估挂账处理,待正式取得发票后冲销暂估,并正式挂账。

第十六条 公司对生产物资采购实施“先挂账、后付款”的付款政策,并根据供应商评价等级执行不同的付款期限。

(一)对评定为“A级”的供应商,付款期限为一个月,即公司次月支付上月已结算挂账的物资采购款;

(二)对评定为“B级”的供应商,付款期限为二个月;

(三)对评定为“C级”的供应商,付款期限为三个月,供应部应逐渐减少或停止从该等级供应商采购生产物资。

供应商等级评价按照公司《供应商管理办法》相关规定执行,资金支付按照公司《货币资金管理办法》执行。

第十七条 对“A类”和“B类”物资合格供应商的控制。

1、当供应商所供产品连续两次出现质量指标不合格或供货时弄虚作假,各使用单位或者财务部门、物资管理部门应当开具“暂停供货通知单”,由供应部负责通知供应商暂停供货。

2、被停货的供应商对不合格情况整改后要求恢复供货时,由供应

部填写“恢复供货申请通知单”,经使用单位和公司质检部门验证合格后,可以恢复供货。

3、当同一供应商出现三次暂停供货,期限届满无明显改进的,由使用单位向供应部开具“停止供货通知单”,供应部提出“取消合格供应商资格申报表”,经公司主管领导批准,取消其合格供应商资格,并停止其供货。

第四章 办公用品采购

第十八条 办公用品的范围。

(1)部分固定资产:单位价值在2000元以上且使用年限1年以上,归口行政部管理的非经营性固定资产,如办公家具、非生产用车辆、复印机、打印机、交换机、笔记本电脑、台式电脑、传真机、数码照相机、投影仪、空调、数码设备配件等。

(2)低值易耗品:单位价值在500元以上,使用期1年以上,不满足固定资产标准的办公用品,如验钞机、打印机、移动硬盘、电脑配件、数码设备配件、电话机、文件柜等。

(3)日常办公耗材:不在上述范围内的小型办公用品,如文件夹、笔、纸、纸杯、钉书机、装订机、信封、便签、名片、宣传册等。

第十九条 办公用品由行政部负责集中采购。

第二十条 每月28日前,公司各部门应当以部门(含厂、矿)为单位,按照规定格式向行政部报送《办公用品需求计划》。每月底以前,行政部统一编制《办公用品采购计划》,经公司财务总监审批后报预算管理办公室备案,据实列入公司下月预算。

第二十一条 凡未报计划或未列入预算的办公用品采购费用由各

部门自行负责,财务部不予报销该类办公用品采购费用。

第二十二条 行政部在办理办公用品采购的过程中,原则上应当在具有增值税一般纳税人资格的供应商中,通过比价或者招标选择一家供应商进行定点采购,按月集中结算并取得增值税专用发票。

第二十三条 行政部在办公用品采购入库后,应当办理办公用品入库单,然后凭《入库单》及发票到财务部报账或挂账后办理资金付款手续。

第五章 工程物资采购

第二十四条 工程物资采购由工程项目实施机构负责,采购人员由供应部指派专人加入工程项目实施机构,具体负责工程项目物资采购工作。

第二十五条 工程项目实施机构应当在工程项目初步设计完成后一周内编制《工程项目甲供材料(设备)选型订购一览表》,报公司分管领导审批,并据以编制工程物资和设备采购预算。工程项目实施机构应当根据公司批复的工程项目总预算和工程项目进度计划,编制《工程项目甲供材料(设备)进场计划表》。

第二十六条 每月28日前,工程项目实施机构应当根据工程项目总预算和《工程项目甲供材料(设备)进场计划表》,按照规定格式编制《工程物资(设备)采购预算》报送预算管理办公室,经预算管理办公室审核并报公司主管领导审批后,列入公司月度预算。

第二十七条 工程物资比照生产物资实施计划采购制度,实施相同的采购程序。

第二十八条 工程物资(含设备)采购原则上应当采用招标方式

确定供应商,招标范围和程序参照《招标管理办法》相关规定执行。

第二十九条 工程项目实施机构应当重视工程物资(设备)的质检和技术文件保存工作。

对到货的随箱资料,如质量保证书(合格证)、备品备件、验货清单、原产地证书、检测报告、使用说明书等应分门别类存档。

对于需要提供保修服务的工程物资(设备),由工程项目实施机构将供应商的有关售后服务资料复印一份移交工程完工后的使用部门,由使用部门与供应商对口联系维修业务。

第三十条 公司对工程设备采购实施“预付款+提货款+质保金”的付款政策,预付款比例一般不得高于合同总金额的30%,质保金不得低于合同总金额的5%。

公司对工程材料采购实施“提货款+质保金”的付款政策,质保金不得低于合同总金额的5%。

工程物资(设备)采购的付款程序按照公司《货币资金管理办法》的相关规定执行。

第六章 罚则

第三十一条 采购人员有下列情形之一,给公司造成经济或名誉损失的,公司将根据情节轻重分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元不等的经济处罚;给公司造成重大损失的,公司将依法追究法律责任。

1、采购人员私自接收或向供应商索取财物的。

2、采购人员应严格遵守保密制度,杜绝任何有意或无意的泄密行为,以下行为均视为泄密:

① 泄露其它供应商对同类产品的报价;

② 招投标中泄露其它参与供应商的名称,或者泄露标底的; ③ 泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。

3、隐瞒供应商及供应材料(设备)问题,给公司造成经济损失或工程质量问题的。

4、在投标过程中与投标人串通作弊的。

5、在供应商评价中徇私舞弊的。

6、其它有损公司形象或不利于公司的行为。

第七章 附则

第三十二条 本办法由供应部负责解释,自董事会批准下发之日起开始执行。

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