办公室(行政管理)工作要求办公室工作人员素质要求 投稿:董搤搥

办公室行政管理 办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务,是单位运转的枢纽,是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中,在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织,办公室的工作…

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办公室行政管理

办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务,是单位运转的枢纽,是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中,在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织,办公室的工作内容略有不同,下设机构也有一些差异。但一般来说,办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。

办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门,它围绕单位的中心工作,向领导提出决策建议并督促决策的落实,是决策层的延伸。

一、办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同,办公室的工作内容也有变化,但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作

办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务:

(1)文字工作,主要指文书、信函、稿件等的撰写,包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

(2)文书处理和档案工作,主要指文件办理方面的工作,如文书的打印、制作、收发、运转、传递,机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。

(3)电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作,如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作

办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作,包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

3、办事工作

办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

(1)信息工作,广义上说,党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的

编发等,都是信息工作,收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等,也是信息工作。

(2)技术工作,主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。

(3)日常和行政事务工作,主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动等。

安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作,指为领导的个体和群体安排的各种活动,包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。办公室在安排领导活动时,要在满足工作需要的前提下尽量从简,减少领导不必要的社会性应酬活动,保证领导有足够的时间,集中精力抓好大事,搞好调查研究。

督查是办公室一项重要工作,督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示,对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查,协助做好必要的沟通工作,以保证承办事项按时落实。

在党政机关还专门设立信访办公室,负责办理群众来信,接待群众来访及相关事项,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织一般不设立信访室,类似工作由值班秘书接待办理。在不设公关部的公司企业,办公室还承担公关事务。

(4)临时交办工作,在日常工作中,领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。

办公室工作综合性很强,既涉及政治方面,也涉及经济、文化方面,还可能涉及法律、法规等,需进行各方面的协调。在具体业务中,如承办文电,不论是上报还是下发,往往涉及几个部门会签或办理,需要办公室一一沟通、协商并组织落实。由此可以看出,办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。

二、办公室工作的特点

办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要

性等特点。

1、辅助性

办公室是为领导及整个组织提供辅助支持、服务的部门,辅助首先必须服从于领导,在工作中体现领导的意志,不可超越自己的管理权限,违背组织方针自行其是。办公室工作的辅助性主要体现在两方面:第一,全力支持组织的各项工作。这是指办公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查,必要时要调动所掌握的信息人力及物力,协助有关人员及部门完成工作。第二,就是以协助者的角色完成各项工作。办公室是协助领导层工作的机构,除领导授权外,一般它对各职能机构和各项工作的管理没有直接的指挥和监督权力,只承担协调和服务等辅助性管理工作,以协助者的角色推进领导决策的落实,不能擅作决定,自作主张。

2、事务性

办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后勤服务等,很多都是非常具体、琐碎的事务。有人认为办公室整天为别人忙,工作价值不高,但事实并非如此。首先,这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分,需要有专门的部门或人员去完成,而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公室。其次,这些工作平常似乎不引人注意,但却是基础性的工作,其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。

3、综合性

办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点,为领导的工作提供全方位的支持,因此,领导的工作目标就是办公室的工作目标,领导的工作重点就是办公室的工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作,所以办公室的工作必然是综合性、全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作,往往由办公室牵头,协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员,起组织、综合协调、督促检查等作用。

4、中枢性

办公室不同于其他职能部门,它附属于管理层,作为领导的助手, 是领导的延伸,为整个组织活动输送信息,沟通协调,组织联络,处理组织活动所产生的内部事务;如果没有这些工作,组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁,是组织同外界各方面联络的窗口,因此它是组织中名副其实的中枢机构。

5、机要性

办公室在工作过程中,由于离领导层较近,得知的组织消息更多更早,如有关政策的修改和人员的任免等,这些信息具有一定的机要性,并且不适宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓,这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定的保密意识。

三、办公室的作用

办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用,包括以下四个方面。

1、参谋与助手作用

办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。办公室必须准确理解上级精神,了解和掌握本单位的实际情况,对各方面信息进行处理,为领导决策提供真实可靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定,办公室必须加强督促和检查,注意搜集各种反馈信息,供领导检验决策、调整、修正决策。

2、枢纽与心脏作用

如果把一个组织比作铁路部门,那么办公室就好比列车的编组站;如果把组织比作一个人,那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统,它既存在和服从予更大的系统,又有自己相对独立又相互联系的子系统,这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系的,实现系统中诸因素相互联系的,就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方,对于一个组织来说,须臾不可少。

3、协调与沟通作用

一个组织内步调一致、协同前进,才能胜利完成工作任务。要做到这一点,必须不断加强组织内、外部联系,互通信息,相互理解,求得支持,统一步伐。办公室要协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系,协调办公室与其他部门的关系,协调本单位与下级领导机关的关系,协调办公室内部的关系。它还要协调领导与领导的关系,领导与群众的关系,组织内部其他部门之间的关系。通过协调,理顺关节,沟通上下左右,消除隔阂,统一认识,求得和谐。

4、形象与管家作用

办公室是组织对外形象展示的窗口,组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室还是个管家,它肩负多种任务,吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包;一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理,其他专业部门职责范围之外的事项往往也通过办公室来协调、落实。

办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义,那就是办公室的把关作用:办公室要把好文字关,提高公文质量,削低“文山”;办公室要把好财物关,厉行节约,反对浪费,用较少的投入换来较多的产出;办公室要把好会议关,加强会议的审查,不该开的会坚决不开 ,能合并的会合并开,能开电话会的就不见面开,以提高工作效率;办公室还把好信息关,要对各方面信息进行精选、提炼、加工,为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。

四、办公室人员的职业素质

“参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位,决定了办公室工作的重要性,也决定了办公室工作人员必须具备的职业道德素养。 我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公的幕友、师爷的他们可以被看作是秘书的前身,其素质备受人们重视。曾有人将对幕友、师爷的素质要求归纳为“十不”:一笔好字不错;二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不当;五子围棋不悔;六出昆剧不推;七字歪诗不迟;人张马吊不查;九品头衔不选;十分和气不俗。从这里不难看出做个称职的幕友、师爷,既要有写一笔好字、才思敏捷、记忆力强这样的技能,也要兼具琴棋书画多方面的艺术修养,还要做谦谦君子,有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少内容在今天依然适用。

今天对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能为三方面。

1、办公室人员的职业道德

所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,不断提高服务水平。办公室工作人员的职业道德素养,主要有以下八个方面:

(1)良好的品格

品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式,主要表现为:

①对现实的态度,是一个人的基本道德品质,是个人品格中的核心内容。如爱集体、爱劳动;敬业爱岗、或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

②情绪特征,主要指情感方面的强弱、持续时间的长短等。

③意志特征,如行为目标是否明确坚定,行为的自控水平,遇事镇定果断与否等。 ④理智特征,是在想象事物的过程中表现为理想主义还是现实主义、在感知事物的过程中是主动观察还是被动感知。

一个人的品格对工作和生活影响很大。办公室人员应当具备良好的品格严格要求自己,克服不良习惯,主动适应工作环境来开展工作。

(2)忠于职守

忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定的岗位、职责。大而言之是忠于党、国家和人民利益;小而言之,是指忠于本单位的利益,这两者从根本上说是统一的。办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的问题,敢于诤谏,表现在对工作认真负责,及时请示、汇报手检查、总结,严格执行领导的指示,反映信息及时、准确。忠于职守还意味着恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄, 不越权或滥用职权。

(3)公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔,在工作中充满朝气和活力。 办公室工作人员经常接触领导,与领导熟悉、关系密切。这种情况下尤其要注意自重自强,不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜须拍马。对待来宾,不管是上级领导,还是基层群众,不论其资历高低职务大小,都要一视同仁、平等相待。切忌因人而异,亲疏有别。更不能看来头办事情,随风转。

(4)严守机密

办公室工作人员在领导身边的机会多,接触的内部文件多,参加重要会议多,接触机密多。要严格执行国家有关保密规定,严守党和国家的机密,不在任何场合向任何人炫耀和泄露,以免给党和国家造成损失。要做到不该说的机密绝对不说;不该知道的机密不要打听;私人通信、电话不得涉及党和国家的机密;不得在不利于保密的场合谈论机密;私人笔记本不能记党和国家机密;接人互联网的电脑不能存储机密;未经领导批准,不得随身携带机密文件。

(5)讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率,在日常工作中,当场可以办理的事,就不要说“研究研究”;当日可以处理完的,就不要推到明天;急事要马上落实。“雷厉风行”应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。

(6)恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。办公室工作人员在工作交往中应恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情,一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

(7) 善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广,往往环环相扣,非单枪匹马所注完成。办公室工作人员要善于同他人密切配合,步调一致,才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解,也要求公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任。

(8)文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。具体可概括为职业道德十规则,即礼貌而不居高临下;诚实而不弄虚作假;参谋而不越权行事;谦虚而不傲上凌下;谨慎而不唯唯诺诺;公正而不见风使舵;敬业而不妄自尊大;敬重而不阿诀奉承;慎言而不谈论是非;本分而不炫耀示人。

2、办公室人员的职业意识

职业意识是指在职业选择与定向过程中,对未来或已经从事的职业的认识、评价及自己相应的情感态度等心理成分的综合,它是职业道德、职业操守和职业行为等职业要素的总和。作为在领导身边工作的办公室人员,应具备的职业意识主要是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意识、合作意识和保密意识。

(1)幕后意识

幕后意识是指办公室人员应认识到办公室工作的辅助性、服务性,其工作成绩一般不会独立完整地显示出来,而是附着于单位整体工作成绩或领导的有效决策及以后的贯彻之中。在鲜花和荣誉面前 ,要摆正自己的位臵,甘当幕后英雄,不夺领导风采,维护领导形象。

(2)保密意识

办公室人员在领导身边工作,了解本单位人事、财务或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些,如果办公室人员保密意识不强 ,在一些敏感信息还没有公布于众之前提前泄露出去,会使领导处于被动地位,不利于工作的开展。办公室人员要严格遵守有关保密规定,做好文件保密、会议保密、通信保密、办公自动化设备保密。

(3)时间意识

办公室工作琐碎繁杂,办公室人员不仅要做好办公室日常事务性王作,还要接待来访宾客,为领导交办的临时性工作奔波。办公室人员要有很强的时间观念,对工作有统筹计划和安排,今日事今日毕,不能养成拖拉的习惯,提高工作效率。

(4)合作意识

办公室是一个组织或部门的枢纽和心脏,它担负着上传下达、内外联系、沟通协调的任务,和方方面面发生着这样那样工作上的联系。办公室人员必须具备良好的协作必态和合作精神,能帮助别人的事就不推诿,需要别人帮助或配合时应诚恳礼貌,只有这样,才能赢得别人的尊重、体谅与配合。

(5)信息意识

随着互联网的日益发展和渗透,办公室人员收集、筛选和利用信息的能力从一个侧面来说,可以反映他们工作效率的高低,证明他们工作能力的强弱。要履行好“参政议政、辅助决策”的职能,就要熟悉各种信息获取方法,了解和掌握工作各方面的相关信息。

(6)多能意识

现代社会对办公室工作人员的要求是多方面和全方位的:不仅要具备基本的办文、办会和办事能力,还要能够充当领导的参谋或“外脑”,辅助领导决策,并有较强的沟通协调能力和组织策划能力等。

3、公室人员的职业能力

办公室人员应具备的职业能力主要可从知识结构、办公能力两个方面来概括。

(1)知识结构

办公室工作综合性强,接触面广,办公室工作人员必须具有广搏的知识与合理的知识结构,才能视野开阔,工作游刃有余。

①基础知识。主要包括科学文化知识、基本政治理论、政策法规基础、计算机和网络基础知识四大部分。有了科学文化基础知识,才能谈得上学习和掌握其他的知

识;只有掌握了正确的世界观和方法论,才能在工作中表现出坚定正确的政治方向和较高的理论水平;了解党的现行路线、方针运政策,国家宪法和法律,各种行政法规和部门的规章制度,才能准确理解、执行上级意图,依法办事;熟悉、熟练运用计算机网络知识,才能够适应现代办公自动化的要求,提高 工作效率。

②专业知识。专业知识是办公室人员知识结构的核心内容,主要有工作背景知识、办公室工作专业知识和相关知识三部分。

工作背景知识。办公室工作人员在哪一行业工作,就应学会哪一行业的专业知识。如在政府机关工作的就必须有行政管理知识;在医药部门工作的要有医药卫生知识;在农业部门工作的,就要有农业科学知识;在学校和文化团体工作,则要具有教育学、文化学等方面的知识等。

办公室工作专业知识。包括秘书学、文书学、应用写作、档案管理、办公设备使用与维护、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等。

相关知识。相关知识是指与专业知识密切相关而又有区别的知识 ,学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平,具有重要的意义。主要有:方法论知识、如系统论、信息论、 控制论等;心理学知识、包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等;社交知识、包括人际关系学、公共关系学、礼仪学等;财务会计知识,包括会计学、财务报表等;其他科学知识,主要是行为学、预测学、咨询学、伦理学、编辑学、传播学、文学艺术等。

(2)办公能力要求

作为办公室的主要人员,主要应具备以下一些能力:

①良好的写作能力。写作能力是办公室工作人员的基本功。办公室需要经常撰写各种文稿,很多单位招聘秘书的要求之一就是会写文稿及进行文件处理二秘书在起草文件时应突出重点,观点鲜明,逻辑、层次清晰;公文处理要快速及时,避免出现起草文件事无巨细,轻重不分,词不达意的情况。这就要求每个工作人员不仅应具备一般的写作能力和写作技巧,而且应 熟知各种应用文体的写作。

②口头表达能力。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。办公室工作人员虽然很少去演说,但却要经常说话:上传下达要说话,汇报情况要说话,接待来访要说话,打电话要说话。说话机会如此之多,就须讲究说话艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷。

③办事能力。能办事是办公室人员的优势所在,这主要表现在善于协调各种关系上:一是与领导关系的协调。办公室人员要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法,自觉地站在领导的立场去思考和处理问题。办公室人员办事,不能超越领导的授权范围,更不能违背领导的意图。二是领导与群众关系的协调。办公室人员是沟通领导与群众联系的桥梁,协调领导与群众的关系是办公室职责所在。三是职能部门之间的协调。办公室人员应及时地向各个部门传达领导意见,协调好各职能部门工作。此外,在某些场合办公室要代表单位进行内外关系协调,这要求办公室人员要有公关意识,善于树立良好的组织形象。

④熟练使用现代信息技术的能力。随着以计算机和网络技术为代表的现代办公设备大量进入办公室,办公室工作人员的思维方式、行为方式(主要是工作、学习方式)和自身素质首当其冲地受到现代信息技术和网络技术的冲击和挑战,这突出表现在信息技术所带来的阅读方式、写作方式、通讯方式和信息查找等方面的重大变革上和办公现代化设备的充分运用上。所有这一切变化,都要求我们办公室人员必须具备熟练使用现代信息技术的能力。

⑤敏锐的分析判断能力。办公室人员作为领导的参谋和助手,还需要有敏锐的思维和善于发现问题的能力,灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。主要善于综合分析,善于在错综复杂的情况下抓住问题的关键,并为领导找出解决矛盾、问题的途径。

⑥社交能力。办公室工作人员在日常工作中要接触许多人,应付许多交往活动,待人接物是办公室工作的重要组成部分。因此,办公室工作人员需要了解人际交往的特点,克服人际交往的心理障碍,掌握人际交往的原则和方法。这样,才能处理好同各个方面的关系,建立起和谐融洽的工作环境。

另外,办公室工作人员还应该具备良好的心理素质,较强的学习能力、调研能力等。

五、办公室人员应该具备的工作作风

办公室人员的作风,关系到办公室工作乃至本单位的工作质量、办事效率、精神面貌和总体形象,办公室人员只有不断加强自身的作风修养,才能在参与政务、管理事务飞搞好服务的过程中,更好地体现团结、勤奋、廉洁、高效、务实、创新的精神,把办公室各项工作做好。办公室人员作风修养是多方面的,包括思想作风修养、工作

作风修养、生活作风修养等。可以用以下十个字概括:勤、深、实、谦、细、快、廉、严、稳、和。

勤:勤奋努力,勤勤恳恳。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、脑子勤。 深:深入实际,深入群众,领会上情,吃透下情。

实:求真务实,实是求是。不搞形式主义,不唯书,不唯上,只唯实。有喜报喜,有忧报忧,不说大话、空话、假话、套话。

谦:谦虚谨慎,谦恭谦让。只有虚怀若谷,谦以待人,才能博闻广收,搞好协调;只有谦虚谨慎,才能头脑清醒,持之有度。对领导要谦恭尊重,不卑不亢,尽心服务,积极主动地当好参谋助手,不能不讲分寸,喧兵夺主,越俎代庖,揽权越位。与同级或基层单位的同志打交道,要待人以礼,待人以诚,平等商量,以理服人,多向别人请教,切不要以自己在领导身边工作而妄自尊大,更不能以领导自居,盛气凌人,颐指气使。

细:细致周到,一丝不苟。办公室工作无小事,哪个环节有疏漏都会贻误工作,造成损失。

快:节奏要快,雷厉风行。比如对突发事件的处理。

廉:廉洁奉公,廉政为民。严格遵守单位廉政建设各项规定。

严:严守纪律,严格要求。模范执行单位各项规定,对工作和个人作风都要严格要求。

稳:稳重沉着,稳妥可靠。办公室工作千头万绪,既要办理琐碎小事,又要处理大事、要事、争事、难事,这就需要办公室人员要做到心中有数,沉着冷静,稳重妥帖,应付自如。越是急难新重的任务,越是遇到棘手问题,尤其是处臵突发事件,越要分清轻重缓急,抓住主要矛盾,泰然处之,考虑周全,内紧外松,举重若轻,稳扎稳打,妥善处理。切不可手忙脚乱,惊慌失措,毛毛躁躁,乱了阵脚,失去方寸。

和:团结协作,善与人和,这样才能营造一个良好的工作氛围。

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